Folge 9 – Warum du Aufgaben batchen musst

Möchtest du nicht endlich auch deinen Alltag in den Griff bekommen? Wäre es nicht schön, wenn du keine Termine und Aufgaben mehr vergessen würdest. Und du dein Alltag mit Leichtigkeit organisieren könntest? Wer aufzuschön und wahrzuseinend? Das muss kein Traum bleiben. Hi, ich bin Yasmin und meine Mission ist es mit meinem Podcast endlich produktiv, aus dir einen Produktivitätsgur zu machen. Na ja, du weißt sowas ähnliches. Okay, kennst du diese Szenarien? Alle paar Minuten checkst du deine E-Mails und du hast generell am Tag viele wiederholende Aufgaben. Oder wie ist das? Verteilst du gleiche Aufgaben über den gesamten Tag? Oder arbeitest du gleiche Aufgaben immer direkt hintereinander ab? Und da nutzt sich gerne die E-Mail als Beispiel. Schaust du alle paar Minuten immer mal wieder hier zwischendurch, dir deine E-Mails an. Also, guck's ob neue da sind. Oder schaust du vielleicht echt nur einmal am Tag rein. In der heutigen Folge geht es um das Betjen bzw. um die starpe Verarbeitung. Starpe Verarbeitung kenne ich persönlich aus Photoshop, Fotoscape, Lightroom und so weiter. Und da, was macht man da? Man hat einen Bild, man hat das bearbeitet. Danach kommen 20 Bilder, die so ähnlich sind, aber das Motiv postiert mal so oder mal so. Dann nutzt man die starpe Verarbeitung, man sagt dem Programm "Hey, hier", da alles, was ich an dem ersten Bild gemacht habe für mich toll, bitte übernimmt das doch für die nächsten 20 auch. Das ist so starpe Verarbeitung. Ich kenne das tatsächlich aus der Fotografie. Aber bei der Produktivität gibt es das auch. Und ich erkläre dir heute, was das ist. Und ich erkläre dir aber warum du Aufgaben bettchen musst. Und um das einmal deutlich zu machen, also wirklich richtig deutlich, möchte ich dich auf einen Gedanken-Experiment mitnehmen. Also stell dir vor, du hast jetzt bei einem Online-Diensthändler etwas bestellt und du hast 10 Pakete bekommen heute. Du guckst die 10 Pakete durch, hier mal ein großes, mal ein kleines und von diesen 10 Paketen müssen 5 wieder zurück. Kann unterschiedliche Gründe haben, die Gründe sind egal, aber 5 fast du jetzt da liegen. Jetzt hast du folgende Möglichkeit, Möglichkeit 1, du beklebst ein Paket und bringst das erst mal zu post. Dann hast du 4 noch übrig, die restlichen 3 machst du dann mittags, die bringst du dann zu post und das letzte machst du dann am Abend und fährst wieder zu post. Du schüttelst wahrscheinlich schon innerlich den Kopf, ja genau da will ich hin. Möglichkeit 2 und das ist wahrscheinlich das, was du im Kopf hattest, was er mit gesundem Menschenverstand irgendwie logisch ist. Du beklebst alle Pakete, du machst alle Pakete fertig, du fährst mit allen Paketen zu post, du bringst alle Pakete dort gleichzeitig hin und hast alles in einem Abwasch erledigt. Genau das, also diese 2. Möglichkeit, das nennt sich "Badging" oder im Stapelverarbeitung. Dinge, die ähnlich sind oder gleich sind, werden gemeinsam erledigt. Bei der Metapher mit dem Paket ist das er jetzt echt offensichtlich. Aber warum schaust du dann mehrfach in deinem Mehlfach? Warum beantwortest du immer 5 verschiedene E-Mails über den Tag verteilt? Und ich bin da ehrlich, ich bin vielleicht ein bisschen besser, aber auch da versuche ich aktuell das beste daraus zu machen und jetzt nicht mehr alle paar Minuten in mein Mehlfach zu schauen. Heißt also für mich oder für dich auch, wo in deinem Alltag, bringst du immer Pakete mehrfach zu post. Warum machen wir das? Jetzt ist erstmal wichtig zu wissen, warum "Badging" also diese Stapelverarbeitung, also ähnliche gleiche Aufgaben gemeinsam zu erledigen oder auf einmal. Warum ist das wichtig? Nein, unser Gehirn ist ja nun mal ein faszinierendes Tool, also ein wirklich faszinierendes Werkzeug, was unser Gehirn alles leisten kann, ist wirklich faszinierend. Und was jetzt passiert ist folgendes. Stell dir vor, du sitzt am Laptop oder am Egalwo und du arbeitest gerade. Du bist wirklich produktiv dabei. Und dann kommt eine E-Mail und was machen die meisten Programme? Die lassen dann meistens oben rechts so eine Notifikation reinfliegen, dann sieht man schon mal den Abbesender, den Betreff und je nachdem, was man eingestellt hat, auch die ersten 1, 2, 3 Zeilen der E-Mails schon. Was macht das jetzt mit dir? Du kuchst da drauf, deine Konzentration ist sofort weg und die Aktualitätigkeit unterbrichst du. Die wird schon dann unterbrochen, wenn du eben nach rechts schaust, die das durchliehst und dein Gehirn schon überlegt, was könnte da drin stehen. Und meistens geht es ja noch ein Schritt weiter, meistens klickt man da sofort oben rechts drauf, dann geht der die E-Mail auch direkt auf, spart man sich ein paar Klicks und man liest. Vielleicht beantwortet man die E-Mail direkt auch, da macht man das E-Mail-Programme dazu und versucht wieder das zu machen, was man vor dieser E-Mail gemacht hat. Jetzt ist aber das Problem, dass wenn du Aufgaben wechselst, dein Gehirn 20 Minuten und ich habe das extra nochmal recherchiert, das steht wirklich in den gängigsten Büchern, dein Gehirn braucht 20 Minuten bis es sich wieder konzentrieren kann. Und zwar bist du wieder komplett auf die eine Aufgabe, dich fokussieren kannst, vergehen 20 Minuten. Das heißt, also dieses hin und her, mal eben auf Sendico und da eine E-Mail beantworten, da plötzlich eben das noch schnell anklicken und das machen, das stört deine Produktivität im Mens. Es ist wichtig, dass du dein Gehirn entlastest, denk an die Pakete. Warum ist das bei dem Paketen so einfach? Kein Mensch würde jetzt ein Paket hinbringen und dann zwei Stunden später wieder neues. Also macht der Absurd keinen Sinn. Warum machen wir das aber auch mit E-Mails, mit anderen Aufgaben? Heißt also, wenn du deinen Gehirn entlasten möchtest, dann musst du dir überlegen, welche Aufgaben sind gleich und welche kannst du dann gemeinsam erledigen, wie mit den Paketen. Und da ist mit einer Folge allein nur zu E-Mails bald geben, aber das hast du schon mal etwas mitnehmen kannst. Versuche, E-Mails nicht ständig zu bearbeiten. Das klingt jetzt so einfach, wenn man in einem Beruf ist, so wie bei mir. Ich bin ja Lehrerin, ich krieg täglich bis zu 20 E-Mails am Tag. Ja, 20 am Tag. Und am nächsten Tag wieder 20. Wenn ich also mal eine Woche nicht rein kukke, dann kann ich nur Sekretärin bald einstellen, die meine E-Mails bearbeiten. Ich habe Folgendes für mich entdeckt, ich kukke in meine E-Mails nur noch morgens und abends rein. Wie ich das mache, warum ich das mache und so weiter werde ich dir in der, vielleicht in der nächsten Folge schon, aber auf jeden Fall bald sehr zeitnah dir präsentieren und erklären. Wir fassen noch mal zusammen, was wir heute mitgenommen haben. Denk an die Metapher mit dem Paket. Bringe deine Pakete alle gemeinsam zu post. Du weißt ja, was ich damit meine. Schau also, welche Aufgaben sind fast gleich oder wirklich sehr ähnlich, dass du sie zusammenhängend machen kannst. Überleg dir selber mal, wie du diese Methode in deinen Alltag integrieren kannst und fangen wirklich mit deinen E-Mails an oder mit anderen Aufgaben, die von dir immer dieselbe Reaktionen erfohren. Testes wieder aus und berichte mir dann auf Instagram oder per E-Mail, da würde ich mich sehr dover freuen. Immer gibt es viele weitere Infos in den Show Notes und meine Show Notes findest du entweder in deiner Podcast App oder du klickst einfach in deinem Browser auf endlich -produktiv.de. Du kannst mir natürlich auch gerne eine E-Mail schreiben unter "Hallo@ endlich -produktiv.de". Und das war es auch schon. Die Folge ist "recht simpel, batching, starpel Verarbeitung", aber wie immer das so ist, wenn etwas simpel ist, man muss es ja auch umsetzen. Dieser Podcast, wie du weißt, macht mir wirklich unheimlich viel Spaß. Ich hoffe, dass merkst du auch. Aber es ist auch natürlich auch mit Arbeit verbunden. Daher rizieren sie gerne meine Podcast bei Apple. Du kannst mir aber auch eine E-Mail schreiben, dann lehse ich das vor, denn vielleicht hast du es gemerkt, heute habe ich keine Rizienzienzien vorgelesen, weil einfach nichts kam. Ich krieg zwar viele positive Nachrichten und ich glaube, ich werde das jetzt auch so machen, dass ich einfach zwischendurch mal auch andere Nachrichten vorlese, muss er nicht immer bei Apple sein. Wenn du jemanden kennst, der 100 mal in seinen E-Mailfach guckt oder 80 Pakete über den Tag verteilt zu Post bringt, dann teile diese Folge doch gerne mit dieser E-Mail-Person, damit ich auf der helfen kann. Danke, dass du dabei warst und bald wirst du wieder sagen können. Endlich bin ich produktiv.