Folge 243 – Das 4-Felder-System, das meinen Alltag verändert hat | Produktiv Jetzt

Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge. Stell dir mal vor, du sitzt morgens an deinem Schreibtisch, dein Bulletin-Journal-Ford, der du schlägt die Seite auf und siehst in deiner Toduliste, super voll und spürst so ein Zien im Bauch und denkst dir beim Anblick der ganzen Seite, wo fange ich eigentlich an. Und das ist wichtig, dass man selber sich eingesteht, dass es irgendwie kein Zeichen von Faulheit ist oder so, sondern dass das einfach das Ergebnis davon ist, dass alles irgendwie gleich wichtig aussieht. Und so habe ich das auch eine Zeit lang gemacht. Ich habe einfach alles erst mal in meinem Bulletin-Journal geschrieben. Das war dann so eine endlose Liste, ohne Struktur, Kategorien, Priorität und je Märch aufgeschrieben habe, desto weniger konnte ich erkennen, was mich heute wirklich weiterbringen würde. Und versteht mich nicht falsch, es geht natürlich darum, alles erst mal auf dem Kopf zu bekommen, also eine Art Brain-Damp zu machen. Aber man muss ja auch dann die Tutus, die man sich für den Tag plant, man muss ja irgendwie schauen, okay, was mache ich irgendwie wann und warum ist das jetzt wichtig und so weiter. Und das Problem war einfach, dass auf meinen Listen alles untereinander steht. Unterrichtsvorbereitung, Noten eintragen. E-Mail, für Exypsen oder Anxypsen und Schreiben, Videoplane, Realplan, private Erledigung, Haushaltssachen. Und ich habe irgendwie von mir erwartet, dass ich das alles an einem Tag schaffe, was natürlich nicht passiert ist oder eher selten. Und ich war immer beschäftigt, aber dann dadurch auch irgendwie nicht fokussiert. Und am Ende des Tages war ich müde, aber nicht zufrieden, obwohl ich so viel gemacht habe. Und am Ende des Tages blieb irgendwie dann dadurch das Gefühl, dass ich trotz allem irgendwie nichts richtiges geschafft habe. Und dann habe ich mir überlegt, okay, ich schreibe alles auf, ich bin super organisiert, aber irgendwie muss ich das verändern. Und die eigentliche Veränderung kam, als ich aufgehört habe, nach der perfekten Methode zu suchen und stattdessen einfach so ein vierfelder System in mein Bullet Journal aufgemalt habe. Und das Layout ist eigentlich, ja, ich lehorte das irgendwie jeden Tag neu. Ja, ich habe zwar eine Doppelsite, manchmal auch nur eine Seite und habe einfach so viel Felder. So und eigentlich geht es um diese Daily Priorities. Also was ist wichtig? Und wenn man das macht, dann sieht man auf einem Blick was ist wichtig. Und man sieht quasi, eigentlich ist das quasi das Gegenteil von einer überladenden Tuduliste. Und wie funktioniert das jetzt? Also ich habe eine Liste, kann das übrigens auch farbig gestalten oder mit Symbolen. Also ich mache das tatsächlich manchmal auch, dass ich einfach Symbole nehme. Und zwar gibt es eins, das nennt sich Important Work. Also da kommt alles rein, was langfristig wichtig ist. Strategische Arbeit, kreative Dinge, die Work. Ja und das ist früher immer untergegangen, weil dringendes immer lauter war als wichtiges. Ja und hier hat es jetzt einen eigenen Platz. Also wichtige Dinge, die zwar noch nicht wichtig, also noch nicht dringend sind, aber vielleicht irgendwann auch dringend werden könnten. Aber meistens sind das für mich so kreative Aufgaben. Ja, irgendwie Dinge über dich länger nachdenken muss. Dann habe ich eine Rubrik Mast Handel Today. Also das muss heute wirklich erledigt werden. Und das ist quasi wie eine Art Realitätscheck. Also was muss heute passieren, damit der Tag funktioniert? Ja und da auch wirklich keinen Wunschdenken, keine Perfektion, sondern nur das, was den Tag halt trägt. Und das, was ich heute wirklich erledigen muss, weil sonst eine negative Konsequenz kommt, ich ne Deadline verpasse oder oder. Dann gibt es noch so was, wie ein Feld für Quick Hits oder Delegate. Also im Grunde so, ja so ganz kleine Aufgaben oder Aufgaben, die ich delegieren muss oder darf, ich sammle einfach da alle kleine Aufgaben unter 5 Minuten. Ja und wenn ich die jetzt wirklich einfach früher hatte ich die alle verteilt auf meiner Liste, an meiner Daily Liste, aber die zerstöckeln dann irgendwie so den Tag. Ja, das heißt hier zwei Minuten, drei Minuten. Wenn ich die jetzt aber gebündelt in diesem Einfeld sehe, dann kann ich mich auch irgendwie dafür entscheiden, okay ich habe jetzt eine halbe Stunde Zeit, ich mache jetzt einfach gebündelt diese Aufgabe, Müll rausbringen, eine Minute, das hier machen zwei Minuten und dann habe ich das so hintereinander wie Batching. Dann habe ich noch einen Quadranten für mich oder einfach ein Symbol und zwar Maybe Later. Und das ist jetzt wichtig für mich, weil ich habe solche Dinge einfach gerne einfach mit in der Liste gehabt. Ja, ich müsste euch da so vorstellen. Ich habe mein Daily, da steht dann das Datum drauf, also zum Beispiel der keine Ahnung, 26 der 11 und dann habe ich da wichtige Termine oben notiert und dann da runter 10 Tudus. So und ich habe Dinge Maybe Later, also Dinge, die ich vielleicht machen möchte, aber auch gar nicht muss, die habe ich auch da irgendwie dazwischen gehabt und heute landen sie bewusst hier und dann prüfe ich am Ende des Tages. Was davon war vielleicht nur ein spontaner Gedanke? Was sollte in die nächste Woche und was übertrage ich ins Future-Lock? Und das ist für mich der wichtigste Schritt. Ja und dadurch bleibt mein Bullet-Journal aufgeräumt und ich behalte trotzdem alle Ideen aufgaben und Impulse sauber im Blick, ohne sie irgendwie in den aktuellen Tag zu packen. Was man dann auch noch machen kann, ist quasi Time-Locking sich zu überlegen. Das heißt irgendwie sich zum Beispiel drei grobe Zeitfenster zu überlegen. Ich versuche am Wochenende drei, manchmal sind es auch noch zwei oder noch einen Zeitblock und das meist man schon morgens, ja, dass ich dafür gesagt habe, zwei Stunden da mache ich jetzt was und das ist eine Art Orientierung. Ja, ich lege quasi fest, was passiert energetisch wann? Zum Beispiel Dieburg, morgens, Kleinkram, vielleicht Nachmittags, leicht Dinge abends. Ja und das dann angepasst auch an meinen Schulrhythmus. Also an einem Tag, wo ich sehr viel unterrichte, sehr viel in der Schule bin, lege ich mir abends dann nicht noch so deep Focus-Session hin. Wohingegen, wenn ich vielleicht mal einen kurzen Tag habe, da kann ich mir denn im Abend Schluss natürlich noch was hinlegen, wo ich denke, okay, da könnte ich jetzt was Kreativism machen. Und wie hat sich jetzt mein Alltag dadurch verändert? Ich finde, ja, auf der einen Seite hat diese Methode nicht dafür gesorgt, dass ich mehr schaffe. Das war halt aber auch nie das Ziel. Denn das sorgt dafür, dass ich das richtige schaffe. Also dass ich mich weniger verzettle, dass ich klar entscheide und abends zufriedener bin und dass mein Bullegernal ein functionales Werkzeug ist. Ja, also kein estetisches Objekt, dass ich nie benutze, sondern wirklich, es hat immer einen Platz und alles hat auch da drin sein Platz. Der Tag, die Prioritäten, Kleinigkeiten, Dinge, die ich für später machen will, nichts geht verloren. Ich schaffe ja sowieso alles auf, aber nichts erschlägt mich auf. Und dieses Layout ist tatsächlich sehr, sehr praktisch. Also noch mal für dich, entweder du hast diese vier Bereiche, ja, also zum Beispiel ein Bereich wichtige Arbeit, dann heute zu erledigender Arbeit, dann Dinge, die man in wenigen Minuten unter fünf erledigen kann oder delegieren kann und dann eine vielleicht späterliste. Und dann auch sich zu überlegen, okay, wann habe ich die passende Energie? Wann kann ich Dinge machen, über dich nachdenken muss oder so Tätigkeiten für dich kein Gehirnbraucher, also Müll rausbringen, die keine Energie ziehen? Wann kann ich sowas machen? Versuch es mal, denn wenn du dich von deiner To-Du-Liste eher erschlagen fühlst, probier das mit diesen vier Feldern aus oder einem Symbol, vier Kategorien, kannst auch die Zeitblöcke noch nutzen und ich habe natürlich mein Future-Lock-Noch und mehr braucht mein Tag nicht. Ja und ich schreibe ja auch Tagebuch, das hilft auch um zu reflektieren. Deswegen falls du auch tiefer ins Journaling einsteigen willst in meinem Newsletter, wenn du den abonnierst, kriegst du so einen Link zu einer so einer geheimen Seite und dann kannst du mit meiner 25 Journaling-Prompt runterladen, die helfen dir dann sofort loszulegen, aufgeteilt in verschiedene Levels. Level 1 ist ein bisschen einfacher und Level 3, 4, 5 und so weiter, die sind dann ein bisschen anspruchsvoller. Okay, also versuchen mal wirklich zu überlegen, welche Aufgaben bringen dich weiter? Also mit diesen vier Feldern, was ist important, Wichtigearbeit? Was muss heute wirklich erledigt werden? Weil negative consequence deadline? Was kannst du delegieren? Beziehungsweise was und so Dinge, die unter 5 Minuten zu erledigen sind und was willst du vielleicht später machen? Mach es farbig, also wie so vier Dinge und jede tut du eine andere Farbe, das geht auch oder du arbeitest mit Symbolen, das finde ich einfacher, dann muss man nicht so viele Stifte mit schleppen oder du maest dir einfach Quadranten auf. Das geht auch auf einer Seite, du kannst auch eine Doppelseite nehmen. Am Ende des Tages macht das, was für dich wichtig ist und was sich für dich gut anfühlt. Ich freue mich dich bei der nächsten Folge dann wieder dabei zu haben und dann wünsche dir noch eine schöne Woche und bis zum nächsten Mal.