Folge: 105 – Die 5 größten Organisationsfehler in der Elektrosicherheit

Das ist Folge 105. Willkommen bei Unternehmernterspannung. Mein Name ist Robert Griebe, Unternehmer und Experte für Elektrische Sicherheit. In mehreren Folgen fest du alles, was soll so Unternehmer, Betreiber oder Fahrt von mich in Person zum Thema Elektrische Sicherheit und Risikomininierung wissen muss. Denn der heutigen Folge geht es um die 5 größten Organisationsfehler in der Elektro-Sicherheit. Welche Heilheit erwarten dich in dieser Folge? Warum die größten Fehler nichts mit Technik zu tun haben? Wie so Prüfungen ohne Auswertung wertlos sind? Wie klare Organisation echte Sicherheitschaft? Du kennst jemand, den diese Inhalt helfen kann, dann tade den Podcast und mache die Welt sicherer. Moin und herzlich willkommen zu der heutigen Folge. Heute sprechen wir über ein Thema, das sich in nahezu jedem Unternehmen sehe, unabhängig von Größe oder Branche. Denn nämlich die größten Organisationsfehler in der Elektro-Sicherheit. Denn die meisten Probleme entstehen nicht durch Technik, sondern durch eine fehlende Struktur. Und da haben wir so ein paar Fehler mitgebracht, auf die wir jetzt eingehen wollen. Und zwar Fehler Nummer 1. Unklare Verantwortung. Also quasi der Klassiker. Und das gilt nicht nur für das Thema Elektrosicherheit und Elektro-Technik, sondern grundsätzlich in vielen Unternehmen, was wir sehen, dass die Verantwortung oft unklage regel sind. Denn was nicht klar ist, gerade beim Thema Elektrosicherheit, ist wer ist überhaupt der Betreiber. Wer ist verantwortlich und am Ende wer entscheidet? Dann passiert nämlich genau das. Ich dachte, das macht jemand anderes. Ich dachte, ich bin dafür nicht verantwortlich. Das ist nicht mein Thema, nicht meine Baustelle. Ja und damit beginnt, nun mal das Risiko. Also unklare Verantwortung sind ein Riesenproblem in sehr vielen Unternehmen. Und wie gesagt, unabhängig von Größe und Branche. Das findet sich quasi immer wieder. Denn es arbeiten dort Menschen. Und wo Menschen sind, passieren als Fehler und vielleicht auch persönliche Befindlichkeiten, gewachsene Strukturen. Und wenn diese Sachen nicht klar geregelt sind, dann haben wir vielleicht irgendwo ein Problem. Auf jeden Fall haben wir da ein Risiko, was daher zu einem eventuellen Unfall führen kann. Dann haben wir den Fehler Nummer 2, die Prüfungen ohne Auswertung. Was wir oft sehen, ist, dass Prüfungen durchgeführt werden. Also, die meisten haben ja mittlerweile verstanden, dass die Anlagen, das Betriebsmittel, Maschinen und so weiter geprüft gewartet werden müssen. Und das tun sie auch. Die holen sich dann entweder eine Dienstleister, sie schulen ihre eigenen Mitarbeitenden, die dann das nachher durchführen, für das selber durchführen. Also die Prüfungen werden grundsätzlich schon mal durchgeführt. Das ist schon mal sehr gut. Dann ist schon der kleinere Anteil von denen die Prüfen, dass sie ein Protokoll vernünftig erstellen, also dass sie überhaupt ein Protokoll erstellen. Und dann werden die Protokolle irgendwo abgelegt. Ja und dann, dann passiert oft gar nichts mehr, denn niemand bewertet diese Protokolle, sind die Protokolle vollständig, sind die Protokolle auch richtig ausgeführt, wurde die Prüfung vollständig gemacht, sind die wichtigen Sachen auch gemacht worden oder nur das, was ziemlich einfach und schnell geht. Und natürlich auch die Ergebnisse der Prüfung, also die Messwerte, die entsprechende Mittel wurden, sind die gut, sind die schlecht, sind wir an der Grenze zu schlecht, was passiert dann da. Haben wir verschiedene Messungengauigkeiten und Toleranzen beachtet oder sind wir so knapp über dem Grenzwert und eigentlich sind wir schon unter dem Grenzwert, weil wir die Messungengauigkeiten nicht bewertet haben und und und. Also die Bewertung der Messwerte und der Prüfergebnisse werden oft nicht durchgeführt, weil es vielleicht auch jemand im Unternehmen nicht kann, also weil es keine entsprechende Kompetenz gibt. Und natürlich auch die Priorisierung, welche Maßnahmen sind überhaupt durchzuführen, welche Prüfungen sind durchzuführen und was muss am Ende des Tages gemacht werden aus den Ergebnissen, das muss priorisiert werden, weil wenn ich ein großes Prüfprotokoll habe mit verschiedenen Themen, wie gehe ich damit um, was mache ich zuerst, was mache ich als zweites, als dritte, als viertes und so weiter. Ja und grundsätzlich die Maßnahmen werden oft nicht festgelegt, weil wir haben ja geprüft, wir sind ja jetzt sicher und idealerweise hat jemand auch angekreuzt, die Anlage ist nach dem Stand der Technik und dann ist gut und alle fühlen sich sicher, aber grundsätzlich muss das Ganze auch bewertet werden und geschaut werden sind irgendwelche Maßnahmen notwendig. Ja und das Problem ist, wenn ich das Ganze nicht so richtig auswerte, ist meine Prüfung am Ende des Tages eigentlich wertlos, weil was bringt mir das sich geprüft habe, wenn ich es am Ende des Tages nicht bewerte, nicht schaue, ob irgendwas zu tun ist oder ich vielleicht auch was verbessern kann. Dann kommen wir zu Fehlern Nummer drei und zwar die AliB-Strukturen. Das Thema AliB-Funkktion AliB-Räulen sehen wir auch sehr oft und das nicht nur in der Elektroorganisation, sondern grundsätzlich, es werden irgendwelche Menschen auf irgendwelche Funktionen und Positionen gesetzt, damit diese im Organigramm entsprechend dann auch besetzt sind und dass wir dann haken haben, dass man auf den ersten Blick sieht, wow, die Organisation ist super, wir haben hier eine Verantwortung Elektrofachkraft, wir haben die Sicherheitsbeauftragung, was auch immer. Im Ende des Tages sind das oft nur die AliB-Funkktion, also quasi eine AliB-Struktur. Und es gibt in den AliB-Strukturen oft zum Beispiel eine AliB-Verantwortliche Elektrofachkraft. Das ist jemand, der einfach irgendwo beauftragt wird und im Organigramm steht aber im Ende des Tages eigentlich gar nicht auf die Organisation auswirkt, gar nix damit zu tun hat und auch null Handhaber hat, keine Kompetenz nut in der Organisation überhaupt was auszurichten. Das heißt, es in irgendeiner Art und Weise weisungsbefugt, weil er dann sagt ja ich kümmere mich jetzt hier um die Elektrotechnik, aber er erstellt weder eine Gefährdungsburteilung, noch beurteilt er die Fachkräfte, nachher kompetenz noch für der Bestellung durch, unter Weisung oder sonst irgendwas. Also am Ende des Tages ist es nur eine Rolle auf dem Papier und zwar damit dann eine AliB-Funkktion. Und das Problem ist, dass die Unternehmer, die Betreiber, die am Ende des Tages general verantwortlich sind, sich damit gar kein Gefallen tun, weil im Schadenzfall, dann müssen sie nachweisen, dass sie die Personen entsprechend richtig ausgewählt haben, ihr die Kompetenzen und so weiter übergeben haben. Und wenn das nicht ist, dann ist das ganze Thema sowieso hinfällig, das heißt dann haben wir nun eine AliB-Funkktion und am Ende des Tages ist der Unternehmer sowieso haftbar, muss sich dann rechtfertigen. Also es gibt eine AliB-Struktur, das müsste auf jeden Fall essence riesengroßes Problem und zwar im Bereich der Elektrotechnik aber auch in anderen Bereichen und dann wie gesagt gibt es eine Person, die ist dann die VFK, dann gibt es einen Organigramm, wo die dann eingemalt ist. Vielleicht gibt es eine paar Dokumente, wie eine Bestellurkunde und ja irgendwie weiß ich nicht irgendeiner Arbeitsanweisung und dann gibt es aber keine echte Organisation. Sieht zwar vielleicht auf den ersten Blick erstmal gut aus. Funktioniert aber nicht, weil das ganze Thema Organisation ist ja für sich geschlossene Systeme mit sehr vielen Wechselwirkungen und wenn nicht das nur so ein bisschen den Beimache, dann funktioniert das ganze eben. Dann fehler Nummer vier, keine Vertretungsregelungen, alles hängt an einzelnen Personen. Also das haben wir ja oft in verschiedenen Bereichen, nicht nur Elektrotechnik, wenn es irgendwo eine Schlüsselposition gibt, eine Schlüsselrolle, eine Entscheidungssträger und es dort keine Vertretungsregelung gibt, also keinen Vertreter, wird das schwierig, wenn die Person entsprechend nicht da ist. Wenn sie krank ist, im Urlaub ist, oder noch schlimmer, die Person verlässt das Unternehmen. Dann steht alles still, dann können keine Entscheidung getroffen werden und natürlich auch im schlimmen Fall ist, wenn die Person weg ist, dass die erarbeitete Organisationen, die Dokumente und so weiter auf einmal mitwandern oder keiner in der Lage ist, das entsprechend weiterzuführen und man muss mit sehr viel Aufwand, sehr viel Mühe natürlich auch sehr viel Geld, dann entsprechend das ganze wieder neu aufstellen. Also es ist kein System und man ist sehr oft abhängig von einzelnen Personen, vielleicht auch von Befindlichkeiten und das ist ein riesen Thema, ein sehr großes Problem, sehr großes Risiko und Unternehmen. Also fehler Nummer vier, keine Vertretungsregelung. Fehler Nummer fünf, schlechte oder fehlende Dokumentation. Ja, das ist so der Klassiker, es gibt zwar irgendwelche Dokumentationen, aber sie ist oft nicht vollständig, sie ist oft nicht aktuell. Und das schlimme, sie ist nicht nachvollziehbar. Das heißt, wir haben irgendwelche Dokumente, ordner Strukturen auf unseren Laufwerken, irgendwelche PDFs und Excel und was nicht alles. Aber am Ende des Tages bringt das nix, weil wenn man es braucht, braucht man es schnell, man braucht es sofort. Im Scharnsfall, wenn die Berufsgenossenschaft kommt oder die Kripe oder wer auch immer irgendwas zu sehen will und man fängt an, es mal zu wühlen, vielleicht sogar noch kombiniert mit dem Fehler Nummer vier, keiner ist da, der weiß, wo es überhaupt ist, dann wird es schwierig und im Ernstfall zählt nicht, was wir irgendwo haben, also das ist irgendwo existiert, sondern es muss verständlich und belegbar sein. Also am besten Schublade auf, rausholen, sagen, hier ist das, was jetzt gebraucht wird, hier ist das, was wir gemacht haben und das ist unsere komplette Dokumentation für unsere Organisation. Und für die ganzen fünf Fehlerpunkte, die wir haben, gibt es ein gemeinsamen Nenner. Alle diese Fehler haben eine Ursache und zwar eine fehlende Organisation. Ich gehe mal davon aus, die meisten wissen, was sie brauchen, die wissen, wie die gewisse Sachen prüfen, bewerten, dokumentieren und so weiter. Aber es fehlt, eine Struktur, es fehlt ein System. Ja, die Technik auch, mittlerweile jeder hat einen PC, jeder hat irgendwelche Cloud-Lösung und software und was nicht alles. Am Ende des Tages haben wir ja das Werkzeugen. Wir haben auch das Wissen. Das Wissen können wir uns auch schnell irgendwo herholen. Aber was uns oft fehlt, ist ein ganz klare System, eine ganz klare Struktur und natürlich auch dort gehören Prozesse dazu, wann passiert was mit welcher Wechselwirkung, wo brauche ich welche Informationen und da muss ich mir im Unternehmen klar sein, wie bau ich das auf. Und das Unternehmen wirklich brauchen, damit das funktioniert, ist eine funktionierende Elektroorganisation. Und das bedeutet, wir brauchen ganz klare Rollen. Ja, wir brauchen eine Rolle, wie zum Beispiel die Verantwortung Elektrofachkraft, den Anlagenverantwortlichen, die Elektrofachkraft. Wir brauchen den Betreiber, wir brauchen den Vertreter. Dann brauchen wir eine definierte Prozesse, also wie funktioniert was, wann wird, wer meldet an wen, im Wer, erstellt die Gefährdungsburteilung und wer erstellt daraus die Betriebsanweisung und wer erstellt daraus die Unterweisung und wer kontrolliert die Inhalte, ob die auch verstanden wurden, wer macht die Bestellurkunden und so weiter und so weiter. Also das sind ja aufeinander aufbauene Themen, die zusammen spielen müssen, damit das ganze am Ende des Tages funktioniert. Sonst fang ich immer wieder von vorn an, sonst entstehen die Lücken. Dann brauchen wir eine regelmäßige Auswertung, also von unseren prüfberichten, und dann ist es nicht so. Protokollen, aber auch von Audits. Wir müssen uns auch mal selbst auditieren und überprüfen sind unsere Dokumente noch vollständig. Müssten wir in die Gefährdungsbordteilung vielleicht neu machen. Gibt es neue Personale? Müssten wir Unterweisungen nachziehen und also Auswertungen und Auswertungen und dann überprüfen was in die konkreten Maßnahmen. Dann brauchen wir eine strukturierte Dokumentation, wo liegt was, wo wird was abgelegt, werlegt was ab, in welcher Qualität. Ja, wenn es jeder irgendwo ablegt und jeder bearbeitet, dann ist absolut es Chaos. Vielleicht sollte dafür eine Person mit einer entsprechenden Vertretung verantwortlich sein, Dokumenten, einem gewissen Format und Qualität irgendwo abzulegen, in einem bestimmten Ordner, wo jeder Zugang hat und dann auch informieren über die neueste Revision. Ja, und funktionierende Vertretung ist auch sehr entscheid, dass wie jemanden haben, zum Beispiel bei dem Anlang verantwortlichen. Jetzt ist Person A, ist verantwortlich für eine bestimmte Anlagenpark. Jetzt ist sie aber für drei Wochen im Sommerurlaub. Ja, wer ist dann die entsprechende Person, der Anlang verantwortliche für diesen Anlangpark? In diesem Zeitraum falls jetzt zum Beispiel fremde Dienstleistung, kommen falls dort, arbeiten ausgeführt werden müssen, falls dort ein Stillstand passiert. Wer ist da entsprechende Anlagen verantwortliche und kann dann jemanden einweisen oder zumindest die Freigabe zu arbeiterteil? Also kurz gesagt, wir brauchen ein System, das auch ohne einzelnen Personen funktioniert. Ja, also wir müssen in Rollen denken, nicht in Personen. Damit das Ganze entsprechend auch unabhängig ist von einzelnen Personen, auch ob die da sind, auch deren Befindlichkeiten und natürlich auch nachhaltig, denn Menschen gehen auch irgendwann mal aus dem Unternehmen raus. In Ruhe stand, durch dauerfte Abwesenheit, wenn sie zum Beispiel länger krank sind oder natürlich das Unternehmen verlassen oder einfach nicht mehr da sind. Also als Fazit, wenn du diese fünf Fehler im Griff hast, bist du weiter als mindestens 80% aller Unternehmen da draußen. Und das Gute ist, dass wenn du dich und diese Themen hältst, diese Fehler vermeidest, in Elektrotechnik, in Elektrosicherheit, dann kannst du es auf alles andere Unternehmen anwenden, denn systematisch ist es überall das Gleiche. Hier sind wir nur auf der färchtlichen Ebene und müssen natürlich gucken, was gehört alles fachlich dazu. Denn Elektrosicherheit ist kein Technik-Thema. Es ist ein Organisationsthema, deswegen heißt es Elektroorganisation und hier Elektrotechnik. Also wir müssen uns hier wirklich mit dem Thema Organisation auseinandersetzen, rollen Prozesse, Dokumentation und so weiter. Und genau da entscheidet sich, ob dein Unternehmen sicher ist oder einfach nur so aussieht nach außen hin, ob du dich für sicher fühlst. Und irgendwann kommt nun mal der Punkt, der Tag, die Situation, wo du durch rechtfertigen musst als Unternehmergeschäftsführer und dann wäre das doch super, wenn man einfach dem Auditor, dem Prüfer unterlagen zeigt und sagt, hier guck mal, das ist meine Organisation, die ist rechtssicher, die ist vollständig, die ist nachhaltig und dann hast du damit auch kein Stress. Wenn du aber anfängst, während einer Prüfung zu wühlen und die Schultern zu zucken, dann wird es natürlich schwierig, weil dann glaubt man, die grundsätzlich nicht, dass du deinen Laden und deine Organisationen, obst du jetzt Elektrotechnik ist oder grundsätzlich im Griff hast. Also wichtig ist, schaue, dass du ein sauberes System hast, schaue, dass du deine Organisation vollständig ist, dass die Prozesse und deine Dokumentation immer auf ein aktuellen Stand ist. Und wenn du dir nicht sicher bist, ob das bei dir so ist, wenn du dir nicht sicher bist, wie mache ich das ganze und habe ich tatsächlich nur eine Alibi Organisation, dann können wir uns Gemeinschaftlich darüber austauschen und zwar in einem kostenfreien Erstgespräch, wo wir Gemeinschaftlicher rausfinden, welche der Punkte in deinem Unternehmen noch nicht ganz optimal umgesetzt sind und ob du ein von den fünf Fehlern bei dir im Unternehmen hast oder vielleicht sogar auch mehrere. Das Ganze ist für dich unverbindlich und kostenfrei, die dafür ganz einfach auf griemer.hamburg schrägschrig.tamin frag dich ein und dann kommen wir auf dich zu und dann können wir uns zusammen austauschen und schauen welche dieser Punkte bei dir umgesetzt werden müssen oder ob deine Organisation recht sichers. Also geh auf griemer.hamburg.tamin und frag dich ein und dann gehen wir ins Gespräch bis bald. Das war unternehmen und Erspannung, wenn dir diese Folge gefallen hat, hör gerne auch in unsere andere Nepisonen rein. Dort findest du noch mehr Empulse rund um elektrische Sicherheit, Verantwortung und Organisation. Wir freuen uns, wenn uns Feedback gibt's direkt über die Show Notes oder über www.griemer.de. Sagt uns welche Themen, dich besonders interessieren oder wo du aktuelle Herausforderungen siehst. Und wenn du wissen willst, wie sicher deine Organisation wirklich aufgestellt ist und wie du Fachkunde aufbauen und dauerhaft halten kannst, dann geh jetzt auch www.griemer.hamburg und frag dich direkt für einen kostenfreies Erstgespräch ein. Danke, dass du dabei warst und denk dran, Sicherheit beginnt mit Verantwortung. Wir hören uns in den nächsten Folge.