Folge 10 – Warum du dein E-Mailfach unter Kontrolle haben musst

möchtest du nicht endlich auch deinen Alltag in den Griff gekommen? wäre es nicht schön, wenn du keine Termin- und Aufgaben mehr vergessen würdest und du deinen Alltag mit Gleichlichkeit organisieren könntest wäre ja zu schönem Wah zu sein? Nö! Das muss doch nicht sein, denn ich bin jetzt Mien und meine Mission ist es, mit meinem Podcast endlich produktiv aus dir einen Produktivitätsgoor zu machen. Ja ja, oder so ähnlich. Heute geht es um deinen E-Mail-Fache und warum ich ihr super wichtig finde, dass du dein E-Mail-Fach unter Kontrolle hast. Mir ging es mit E-Mails auch nicht immer so leicht. Ich habe jetzt einen Weg gefunden, wie ich damit arbeite und habe hier und da noch ein paar neue Regeln sage ich mal für mich entdeckt, die ich dir gerne auch zeigen möchte heute, damit du dein E-Mail-Fach unter Kontrolle hast. Wie sieht dein E-Mail-Fach eigentlich aus? Hast du beim E-Mail-Fach, also unten bei dem Eichen? Hast du da so eine Zahl, die dir zeigt, dass du noch 100 E-Mails bearbeiten musst? Oder hast du wenigstens, also die Zahl ist weg, aber du hast immer noch zahlreiche E-Mails, die zwei geöffnet wurden, aber die du halt immer noch nicht bearbeitet hast. Und ich hand aufs Herz. Checkst du täglich deine E-Mails? Jetzt wirst du denken, ja, muss ich, wie meine Arbeit? Ja, ich auch, aber checkst du täglich und mehrfach deine E-Mails? Das ist ja die spannende Frage. Oder, füllst du lücken, deines Alltages mit E-Mails? Heißt also, checkst du mal immer wieder kurz deine E-Mails und guckst mal, könnt ihr ja was sein? Falls du eine der Frage, mit der jab antwortet hast, dann ist das hier definitiv deine Folge. Ich habe für mich ein paar Regeln, ja, nochmal neu und definiert nochmal überlegt und die möchte ich dir jetzt an die Hand geben, damit du das Problem mit den E-Mails nicht mehr hast, damit du dein E-Mailfach wieder unter Kontrolle hast. Das erste ist wichtig, nimm dir jeden Tag ein bis zweimal ein Zeitfenster, indem du wirklich nur E-Mails bearbeitest. Heißt also, du überlegst dir wann möchte ich E-Mails beantworten morgens oder abends oder mittags und such dir einfach mal ein Zeitfenster aus. Kann sein, dass du sagst, okay, morgens, acht bis neun, wenn das in deinem Tag es rhythmus passt oder zum Beispiel abends, acht bis neunzehn Uhr oder du sagst, 14 bis 15, oder das ist egal, such dir auf jeden Fall einen Zeitfenster oder zwei, indem du aktiv deine E-Mails bearbeitest und dann das Mailprogramm wieder schließt. Warum? Es ist wichtig, dass du einfach nicht zwischendurch, wenn du eine lange Weile hast oder auf dem Sofa liegt oder deine E-Mails abruft, weil das immer mit Arbeit verbunden ist. Du wirst immer von den Mails beeinflussst, dann musst du vielleicht schnell reagieren, dann wütig irgendwas auf, das soll so nicht sein. Du musst dein E-Mailfach unter Kontrolle haben, heißt also, du rufst E-Mails dann ab, wenn du sie abrufen möchtest. Jetzt ist das natürlich ein bisschen schwierig, wenn man sagt, okay, ich ruf morgens nur von acht bis neun und abends, 18 bis 19 nur mal eine E-Mails ab, wenn da unten oder generell auf dem Speerbildschirm steht 20 E-Mails. Daher die Notifications für E-Mails ausstellen. Heißt also, dass du keine Benachrichtigung mehr bekommst, wenn du eine E-Mail hast, weil sonst bestimmt ja wieder dein E-Mailprogramm, wann du reinschaust und das möchtest du ja eben nicht. Also Benachrichtigungen für alle Postfächer ausstellen, damit du unten von dieser Zahl nicht getriggert wirst, warum, damit du wieder selber bestimmt, wann du die E-Mails abrufst, denn sind wir mal ehrlich, wenn ich jetzt sage, okay, ich ruf für die E-Mails nur acht bis neun, und 18 bis 19 nur auf, und ich sehe unten das schon eine 10, dann werde ich schon doch nervös und will vielleicht rein gucken, was Sache ist. Damit das nicht passiert, Notifications ausstellen. Wenn du das jetzt noch ein Schritt weiter, ja, wie soll ich das sagen, noch krasser gestalten möchtest, dann kannst du auch einstellen, dass die E-Mails nur dann abgerufen werden, wenn du die App öffnest und aktiv auf aktualisieren klickst. Am Handy ist das meistens eine Wischgeße von oben nach unten. Warum? Damit machst du es dir wirklich noch schwerer, die Mails mal eben nebenbei abzurufen. Denn stell dir vor, du bist im Fahrstuhl, du hast 10 Sekunden Zeit, dann wird sie die E-Mails abrufen, solltest du nicht machen, aber vielleicht hast du ja keinen Fang. Und wenn du das selber aktualisieren musst, dann kriegst du die E-Mails auch in dem Moment nicht. Das ist also wirklich praktisch, um sich selber noch mal eine weitere Hemmschwälder einzubauen, weil der Mensch von Natur aus ist natürlich auch faul, da muss man noch mal einen Klick mehr machen, auch das kann schon helfen. Was ich auf jeden Fall schon von Anfang an eigentlich immer gemacht habe, ist, dass ich Inhalte, Träne nach Postfächer, bzw. die E-Mail-Adressen. Also ich habe nicht eine E-Mail-Adresse für alles mögliche. Das geht wahrscheinlich bei dem meisten auch nicht, weil viele haben eine Adresse für die Arbeit, viele haben eine Adresse für Social Media vielleicht, also wie ich zum Beispiel für mein Podcast, aber die meisten haben eine E-Mail für die Arbeit und eine E-Mail für private Dinge. Ich habe noch ein 4. Postfach, also eine 4. E-Mail, und zwar für Newsletter. Warum ich für Newsletter ein eigenes Postfach hab und wie ich das so verwalte, verratig dir meiner späteren Folge, ist glaube ich spannend. Warum treine ich jetzt nach Inhalten ganz einfach, weil es einfacher ist zu sortieren und zu filtern. Ich möchte vielleicht unterschiedliche Zeitfenster haben, weil ich möchte ich morgens nur private Dinge bearbeiten und abends nur Dinge von der Arbeit. Wer weiß das schon, aber ich möchte nicht alles gemischt haben. Klar kann man jetzt in dem Mailfach dann anklicken, dass alles gemeinsam angezeigt wird, dass da gehe ich meistens raus und meistens habe ich es auf privat oder sogar Newsletter stehen, also weg von Arbeit. Im Internet hab ich einen ganz netten Begriff gefunden, als ich dafür recherchiert hab, wie das andere so lösen und hab die einen Klickregel gefunden. Beziehungsweise, ja, was heißt gefunden, diese einen Klickregel mache ich selber schon seit einigen Monaten und ich hab nur den Begriff gefunden, das war nicht ganz spannend. Nehmen wir mal an, du hast jetzt das äußere erledigt. Heißt also, du hast die Notifications ausgestellt, du hast die zwei Zeitfenster überlegt, wann du deine E-Mails konnten im Kontrollier ist, dass du sie abrufst und du hast vielleicht sogar diese Push-Dings ausgestellt, heißt also, dass du es manuell abrufen musst. Wie bearbeitet man jetzt E-Mails? Meiner Meinung nach gibt es fünf Möglichkeiten, bzw. vier und die eines immer so integriert sowieso. Möglichkeit 1, du bekommst die E-Mail, du liest sie irrelevant, löschen. Möglichkeit 2, Mail beantworten, Möglichkeit 3, weiterleiten, Möglichkeit 4, in Tudu verwandeln, Möglichkeit 5 archivieren, wobei 5 eigentlich fast überall auftaucht. Ich hab eben schon gesagt, bei Löschen, das ging so schnell über die Zunge, die Mail ist irrelevant, in wichtig Spam direkt löschen. Es macht absolut gar keinen Sinn, so eine E-Mail zu behalten. Ja, die macht dein Postfach einfach nur voll, wenn sie nicht schon eben Spam gelandet ist. Spam bitte auch unbedingt regelmäßig löschen, also den Ordner. Also lehren. Möglichkeit Nummer 2 in die E-Mail beantworten. Wenn du eine E-Mail schnell beantworten kannst, dann beantwortet sie auch. Wenn es zum Beispiel ein bisschen länger dauert und so weiter, dann kann man die auch im Postfach lassen. Aber es sollte der Ziel sein, dass du eine E-Mail immer nur einmal anfässt. Heißt also, wenn die E-Mail schnell zu beantworten geht, beantwortet sie. Und ich denke schon mal nach, was der andere als nächstes fragen könnte. Also bei manchen E-Mails, die ich bekomme, rünstlich immer die stehen und denken, ja, das ist jetzt klar, dass ich die nächste Frage stelle. Warum beantwortest du sie nicht direkt im Voraus? Zum Beispiel du kriegst eine Anfrage für Meeting. Hey, ich würde gerne mit dir über das Thema sprechen. Wann oder ach, geht das? Ja, dann schreib sie. Ja, geht, wann hast du Zeit? Dann schreibt der andere ja dann und dann. Schreib so, nein, ich nicht. Ja, das ist doch klar, dass man dann irgendwie auf den Nenner kommen muss. Ich versuche, auch wirklich mich da, discipliniert und zu halten, zu überlegen, was könnte der andere jetzt fragen wollen als nächstes. Und in dem Fall mit dem Meeting würde ich zum Beispiel dann schreiben. Hallo, danke für deine E-Mail. Ja, wir können uns sehr gerne treffen. Mir passt es am besten diese Woche, mitwoche 10 bis 14 Uhr in dem Zeitfenster. Ich kann aber auch dann und dann wieder Zeitfenster nennen. Wann passt es dir am besten, such dir gerne einen Termin aus. So, und wenn ihr jetzt nicht nur 3 Schlotz angeboten habt, dann ist es in der Regel so, dass der andere sieht. Ach, Mensch, hier passt es mir auch ganz gut. Und dann sagt der, bestätig der andere im Grunde noch den Termin. So spart man sich 4, 5 etliche E-Mails. Nächster Punkt, E-Mails, weiterleiten. Weiterleiten heißt für mich, du kannst eine E-Mail nicht beantworten, weil du hast vielleicht keine Befugnis dazu oder das fällt irgendwie nicht in ein Aufgabenfeld. Ja, mach ich mal kriegt mein E-Mails und denkt sich, okay, ich kann das nicht beantworten oder ich bin dafür gar nicht zuständig. Ich leite das doch mal weiter an die Person, die dir für zuständig ist. Und jetzt ganz wichtig in den Fällen eben beantworten und weiterleiten. Ich habe das so eingestellt, wenn ich eine E-Mail weiterleite, dann wird sie archiviert. Wenn ich eine E-Mail beantwortet, steht da unten, links sogar Senden plus archivieren. Ja, ich fasse also, ich drücke wirklich nur auf Senden und dann ist die E-Mail auch weg. Ja, weg und weg. Die nächste Möglichkeit ist in eine Tudu verwandeln. Wenn du nicht immer kann man eine E-Mail sofort beantworten, wenn zum Beispiel jemand etwas von einem möchte. Ich habe mal irgendwo gelesen und das fand ich ein bisschen ernüchternd. E-Mails sind Tudus von anderen. Damit das nicht so passiert, würde ich wie folgt handeln. Wenn du es nicht sofort erledigen kannst, oder willst oder du musst nicht, dann macht er eine Tudu draus. Ich nutze dafür zum Beispiel ein Adon von Tuduist für Spark. Spark ist mein E-Mail-Programm, das habe ich schon ganz lange, es kostet nur keine Werbung, wie gesagt habe ich mir selber runtergeladen und kriege auch nichts dafür oder so. Und dieses Adon generiert direkt dann eine Aufgabe aus dieser E-Mail, die muss ich nur noch benennen und dann ist es gut zu go. Jetzt ist die Entscheidung hier mal schwierig. Ich habe hier eine E-Mail, die ich nur nicht bearbeitet habe, die ich aber als Tudu habe ja oder nein. Ich habe jetzt für mich beide Varianten ausprobiert und ich muss sagen, ich fahre besser, wenn ich die E-Mail, die ich als Tudu verwandelt habe, nicht eiche wäre. Heißt also, ich warte, bis ich die E-Mail erledigt habe und dann eiche wäre ich sie. Kann ja auch sein, dass ich irgendwann doch auch antworten muss, dann eiche wäre ich sie. Denn e-Mail sich eiche wirtab, die will ich auch nicht noch mal angucken. Das letzte und das ist ja das, was ich eben immer gesagt habe, eiche wieren. Also wenn du eine Aufgabe erledigt hast, eiche wieren oder du hast eine E-Mail, die du gar nicht mehr im E-Mail fach brauchst, du möchtest sie aber für den Fall der Fälle behalten, falls du vielleicht den Inner doch noch mal brauchst oder du etwas nachweisen musst oder oder, dann eiche wieren. Denn bei eiche wierten E-Mails hast du ja immer noch Zugriff drauf. Ich fasse zusammen. Das Ziel dieser Folge oder das Ganzen ist in Box Zero. Das hört man ja mal heutzutage. Es geht also darum, dass du deine E-Mails kontrollierst und nicht seidig. Du solltest also Mails entweder direkt löschen oder sie bearbeiten und dann eiche wieren, sie in eine Tudu wandeln und dann bei Erledigung eiche wieren oder weiterleiten, wenn du nicht zuständig bist und dann eiche wieren. Also wirklich mit dem Ziel, dass du dein Postfach so klein wie möglich hältst, dass da wirklich nur noch zwei oder drei E-Mails drin sind. Das wirklich sehr erleichtern muss ich sagen. Jetzt ist spannend für mich, welche Regeln hast du für dich mitgenommen? Welche Punkte wirst du umsetzen? Und da ist jetzt wichtig, schreibt dir die mal auf. Schreibt dir auf, mein Ziel ist es, dass ich ab heute jeden Tag nur noch zwei Mal in mein E-Mailfach schaue und die nach den fünf Methoden eben quasi da fünf Punkten abarbeiten und dann die E-Mails ronen lassen. Und dann überprüft dich mal, ob du nach einer Woche das wirklich geschafft hast, wenn ja, wie war es? Wenn nein, wie war es und warum hast du es nicht geschafft? Berichte mir gerne davon auf Instagram. Da heißt ich ja endlich Punkt produktiv. Also mit dem @-davor schreibt mir sehr gerne eine E-Mail an "[email protected]" und vielleicht kennst du den ein oder anderen, der täglich mit E-Mails zu tun hat und der ist vielleicht auch nicht so gut in den Griff bekommt, so wie ich dann, also ich fahr jetzt besser damit, ich setze alle Infos oder Tipps, um dich dir genannt hab, bis auf dieses Krass, dass die E-Mails, ich dieselbe aktualisier muss, das mache ich nicht, aber alles andere setze ich so um und ja, überlegt ja einmal, wem könnte diese Podcast voll gehelfen, dann gerne den Link einfach weiterleiten oder auf meine Homepage endlich minus produktiv.de verweisen. Da soll ich für uns auch mal drauf schauen, denn dort habe ich noch ein paar Infos in den Show-Node und ja, danke, dass du dabei warst, weil du willst du hoffentlich sagen könnt, endlich die nicht produktiv, mach's gut, bis zum nächsten Mal.