🎙Folge 1 – Warum du To-Do-Listen nutzen solltest

Die Welt ist schwer, dich im Alltag zu organisieren. Du hängst mit dein Aufgaben irgendwie im Alltag her. Du vergisst ständig Termine oder Verpflichtungen. Und Produktivität ist dein Fremdwort für dich. Dann bist du hier genau richtig. Hi, ich bin Yasmin und meine Mission ist es, mit meinem Podcast endlich produktiv aus dir einen Produktivitätsgehoor zu machen. Oder so ähnlich. So, in der heutigen Folge geht es um "To do apps, to do listen generell um To do's". Und bevor wir richtig durchstarten eine Frage an dich, gehörst du zum Team "To do liste" oder gehörst du zu denjenigen, die keine haben. Dabei ist es mir eigentlich egal, ob du eine To do liste digital nutzt oder analog, also mit Stift und Zettel. Hast du eine To do liste? Dann, wirklich super, denn dann machst du vieles schon verdammt richtig. Aber hör unbedingt weiter zu. Ich verrate dir noch ein paar Tipps und zeige dir, wie du deine Liste optimieren kannst. Hast du noch keine To do liste? Dann ist es verdammt wichtig, dass du dir eine anlegst und warum und wie das geht, das verrate ich dir in dieser Folge. Hast du dir schon mal überlegt, wie unser Gehirn arbeitet? Wusstest du zum Beispiel, dass unser Gehirn eigentlich gar nicht dafür ausgelegt ist, sich Dinge zu merken, bzw. längerfristig zu speichern? Und sag hier, es ist eigentlich dafür da, um zu denken, um kreative Dinge zu entwickeln, um kreativ zu sein, um über Dinge nachzudenken, um zu konzipieren, um zu entwickeln. Aber eben nicht dafür da eigentlich, um sich immer und immer wieder aktiv gewisse Dinge, wie bringen den Müll runter oder bringen den Müll raus, sich zu merken. Das kostet nämlich unser Gehirn viel Arbeit und vor allem Energie, weil eben das Gedächtnis, das immer und immer wieder uns vor Augen führen muss und immer uns in Erinnerung rufen muss. Und eben dieses hervorholen kostet unheimlich viel Energie. Und das ist nochmal Energie, die wir eigentlich für andere Dinge nutzen könnten. Warum ist das jetzt wichtig, dass du eine Tuduliste nutzt? Eine Tuduliste schafft eben nochmal Abhilfe. Dein Gehirn wird entlastet und du verlierst den Überblick nicht mehr, keine Termine werden, vergessen und so weiter. Jetzt gibt es viele Möglichkeiten und Varianten, wie man die Sache angehen kann. Möglichkeit 1, du bist jemand von der alten Schule und du möchtest Zettel und Stift nutzen. Kannst du machen. Du kannst alle Aufgaben, die du eben hast auf einen Zettel schreiben, rechts daneben des Datum, wann es erledigt sein muss. Und du entlastest damit schon dein Gehirn. Erinneren dich, das kostet so ein sehr viel Kraft und Energie, sich immer und immer wieder alles hervorzuholen. Die zweite Möglichkeit wäre das selbe, eben digital. Du kannst eben Apps nutzen und meiner Meinung nach hat das großen Vorteil, denn überleg einmal die Aufgaben, die wir so im Alltag haben. Das sind doch immer fast die selben Aufgaben, also Aufgaben, die sich immer und immer wiederholen. Anstatt also jeden Tag nur das Datum zu ändern auf einem Blatt Papier ist es einfacher, wenn du das in einem Tool einmalig anlegst. Und sagst, okay, wiederhole diese Aufgaben, wöchentlich, täglich, alle drei Tage oder nur Montag mit Wach Freitag und so weiter. Ein weiterer Vorteil von digitalen, ja von einer digitalen Tuduliste ist eben, dass doch keine Zettel mehr nutzen muss. Und ich bin da ehrlich, ich habe schon so viele Zettel immer in der Schule. Viele Dinge müssen eben noch dokumentiert werden, so richtig auf Papier. Und dann brauche ich nicht noch andere Zettel. Und so eine Tuduliste hatte ich auch mal als Zettel und die fällde ich dann sowieso, oder ich habe sie nicht dabei, wenn ich mal eine Idee habe oder plötzlich eine Aufgabe kommt, die mir einfällt, die muss ich dann sofort aufschreiben. Dann habe ich die Zettel nicht dabei und und und. Was hast du aber immer dabei? Ein Handy. Und deswegen bin ich Team Tuduliste, aber digital. Und der Vorteil, ich meine das kann es auch auf einem Zettel tun, aber das ist schwieriger. In einer App kannst du auch gewisse Aufgaben in Bereiche geliehen. Ich habe zum Beispiel einen Bereich Privat, ein Social Media, eins Schule oder Arbeit und so weiter. So, jetzt zeige ich dir vier wichtige Dinge, wie du mit einer Tuduliste meiner Meinung nach arbeiten solltest und ich erkläre dir natürlich auch warum. Also, egal ob analog oder digital, wobei ich, wie gesagt, das digitale wirklich bevorzuge, du solltest dir folgende vier Dinge angewöhnen. Nummer eins. Du solltest unbedingt eine Art Inbox bzw. Eingang haben. Das heißt, sobald eine neue Aufgabe kommt, sei es vom Chef, per E-Mail oder dir fällt irgendwas ein oder irgendwer sagt, so dir ach kannst du nicht nochmal das und das. Schreibt dir die Aufgabe sofort auf und zwar in einem Eingang. Da wird die erstmal gelagert. So hast du sie direkt aus dem Kopf und sie wird nicht mehr in deinem Gedächtnis gelagert und sie geht nicht mehr verloren. Aber wichtig sofort aufschreiben und dann aus den Augen aus dem Sinn. So, dann Nummer zwei. Du solltest große Aufgaben in kleinere Aufgaben teilen. Meistens ist das wirklich so, dass man Aufgaben oder Projekte in kleinere Projekte oder kleinere Aufgaben aufteilen kann. Stell dir mal vor, du hast dir das Projekt jetzt vorgenommen, mein Zimmer neu gestalten oder meine Wohnung neu gestalten. Wenn du das jetzt auf die Tuduliste schreibst, wohnung neu gestalten, dann bist du wirklich verloren. Denn ja, was gehört denn zu einer Wohnung? Ja, Küche, Bart, Schlafzimmer, Arbeitszimmer, das kann man ja nicht an einem Tag bewerkstelligen. Und du möchtest ja vielleicht auch die Zwischenstrate dokumentieren oder sehen, was du schon geschafft hast und was nicht. Teile also große Projekte in kleinere Aufgaben. Heißt also in unserem Beispiel wäre das jetzt zum Beispiel nach Räumen zu gliedern und in den Räumen dann nochmal die Aufgaben zu unterteilen. Kann also sein zum Beispiel, wenn ihr mal das Schlafzimmer, erstmal ein Konzept überlegen, dann Farbe kaufen, Möbel raus, streichen, vor dem streichen abkleben, Möbel neue vielleicht kaufen, Staubsaugen aufräumen und dann ist es fertig. Aufgabe 3 oder das dritte, was du dir aneignen solltest, ist, dass du deine Aufgaben terminierst. Also achte darauf, dass du Aufgaben terminierst. Also sie brauchen eine Frist. Bei Aufgaben, die sich immer wiederholen, ist das einfach, weil die haben in der Regel eine Frist. So Sachen aber wie einmal die Woche Staubsaugen, ja, mal mache ich's Freitag, mal Sonntag. Terminiers sucht dir einen Tag aus in der Woche oder zwei und da wird das immer wiederholt. Warum gewohnheiten so wichtig sind, das sage ich dir in einer weiteren Folge und wie das deine Produktivität steigern kann, wirst du das dann auch lernen. So, dann der letzte Punkt, den du dir aneignen solltest, ist, dass du jeden Morgen und jeden Abend in deine To-Duliste schaust. Heißt also, morgens am Handy oder wie gesagt auf einem Zettel, morgens auf die Liste schauen, damit du weißt, was zu tun hast und wie du den Tag gestalten solltest. Abends solltest du dann deine Aufgaben, die du über den Tag verteilt aufgeschrieben hast in deiner In-Box mit Fristen versehen und sortieren. Es kannst du natürlich auch morgens machen. Ich gucke in der Regel morgens einmal rein, sortiere, manchmal gibt es Aufgaben bei denen weißt du schon ne, schaffe ich heute nicht, wenn das flexibler Aufgaben sind, dann kann man dir auch auf den anderen Tag für schieben. Welche Apps sind jetzt dafür geeignet? Ich meine Zettel und Stift kann jeder selber entscheiden, aber welche Apps kann ich dir empfehlen? Ich habe wirklich viele Apps getestet und keine der Seiten bezahlt mich oder so. Ich habe alles selber gekauft, wenn es kostenpflichtige waren. Welche Apps sind meiner Meinung nach gut, mein Favorit und ich bin wirklich pingelig, was To-Doo Apps anbelangt und ich nutze wirklich wirklich seit schon über einem Jahr Things 3. Die App hat alles, was ich möchte. Es gibt eine App fürs MacBook, für die Apple Watch, für die iPhone usw. Ich bin überall vernetzt und kann meine Aufgaben aufschreiben. Es gibt aber auch eine super alternative für diejenigen, die sagen ich möchte kein Geld ausgeben. Ich habe eine Windowskiste oder so. Da gibt es eine To-Doo-App von Microsoft, auch die habe ich getestet. Die fand ich aber irgendwie nicht so toll. Dann gibt es noch any Do und ich bin mir ziemlich sicher, gibt mal in deinem App Store oder Play Store das Wort To-Doo ein und du wirst sich Apps finden. Das Wichtige dabei ist, dass du nicht die App nimmst, die ich vorschlage, sondern die App, die dir am besten gefällt und die dir zusagt. gibt es also es funktioniert nicht wenn du mit der App nicht klar kommst oder sie optisch nicht gefällt. So, am Schluss fass ich immer einmal zusammen und du kriegst eine kleine Aufgabe vor mir. Also erstens, du brauchst eine To-Dooliste, welche App und wie du das organisierst, das ist egal. Zweitens, alle Aufgaben morgens aufschreiben, beziehungsweise abends auch, also zwischendurch immer, wenn die Aufgaben kommen, aufschreiben und in der Inbox erst mal sammeln. Dann, Tudus auch nach Bereichen aufteilen und große Aufgaben wirklich in kleine Unterpunkte teilen und nicht einfach große Punkte stehen lassen. Und der letzte Punkt, die Inbox immer täglich aufräumen, also morgens und wenn du magst, abends oder umgekehrt je nachdem, wie es in deinem Tagesrutmuss am besten passt. Deine Aufgabe von mir, suche dir eine To-Dool-App und teste sie eine Woche lang, so wie ich es dir beschrieben habe und ja, nutze sie. Und nach einer Woche reflektier mal was war gut und bin ich der Mensch, der mit einer To-Dool-App arbeiten kann von Haus aus oder muss ich irgendwie mich erst mal dran gewöhnen. Du kannst natürlich auch mit Zettel und Stift arbeiten, aber vielleicht teste doch direkt einmal mit einer App. Wenn du reflektierst nach einer Woche, kannst du mir sehr gerne mal ein Feedback schicken, an "[email protected]". Welche App hast du benutzt, wie ist es dir dabei gegangen und was würdest du an meinem Vorschlag vielleicht optimieren? Ich bin auf jeden Fall auf deine Nachricht gespannt. Schau auch gerne auf meiner Homepage. Dort werde ich noch ein paar Links haben zu verschiedenen To-Dool-Apps und ich würde mich natürlich auch freuen, wenn du irgendwann in der H2Kunft, wenn du ein paar mehr Folgen gehört hast, eine iTunes Bewertung abgeben könntest, damit noch andere meinen Podcast finden und ich noch vielen anderen helfen kann. Danke, dass du dabei warst und bald wirst du sagen können, endlich bin ich produktiv.