[EV.G] O alinhamento de expectativas e compromissos dentro do PGD - Libras

Olá, hoje vamos explorar um tema muito relevante para os servidores públicos e suas chefias. O alinhamento de expectativas e compromissos dentro do programa de gestão e desempenho, PGD. Se você é um servidor público ou chefe de uma unidade, esse episódio é para você. Vamos entender como estabelecer uma comunicação clara e eficaz, definir responsabilidades expectativas e garantir que todos estejam alinhados para uma execução bem sucedida das atividades. Importante ressaltar que as respostas não têm efeito de contrato e situações extraordinárias fora do controle da chefia e do servidor podem afetar as opções de alinhamento. A discussão sobre as questões e os registros das respostas deve ser vista como uma boa intenção entre chefia e servidor em gerar alinhamento de informações, expectativas e compromissos. No entanto, no caso específico do PGD, nada impede que as respostas a esse instrumento de alinhamento façam parte do termo de ciência e responsabilidade assinado pelo servidor e sua chefia mediada. Nesse primeiro bloco, vou falar sobre duas perguntas fundamentais relacionadas à mentoria. A primeira pergunta é, alguém da equipe atuará como mentor e me ajudará com as dúvidas iniciais? Essa questão visa garantir que o servidor tem um apoio claro e definido para ajudar a se integrar ao novo ambiente de trabalho ou função dentro do programa. A ideia é saber se existe uma figura de mentor ou alguém designado para fornecer orientação durante o período de adaptação inicial. Já a segunda pergunta é, onde posso ter acesso aos documentos utilizados pela equipe para que possa me ambientar? A resposta a essa pergunta é fundamental para o servidor se ambientar e começar a desempenhar suas atividades de maneira eficiente e alinhada com os objetivos da equipe e da organização. Nesse segundo bloco, falaremos sobre o plano de trabalho. A primeira pergunta é, em uma frase, "Qual será a minha triboição na equipe?" Essa pergunta visou obter uma definição clara e objetiva da função ou da responsabilidade do servidor dentro da equipe. O objetivo é garantir que tanto o servidor quanto a chefia estejam alinhados sobre o papel específico que o servidor desempenhará no time. A segunda pergunta desse tema é, "Responderei a mais de uma chefia?" Quem definiu que formalmente e em termos de atribuições e quem predomina no caso de divergência? Essa questão busque esclarecer a estrutura de autoridade e as relações e herárquicas que o servidor terá que lidar no seu trabalho. Principalmente, se ele for subordinada, mas de uma chefia, por exemplo, se for parte de mais de um projeto ou área. É importante que o servidor saiba a quem reportar e como procederem caso de conflitos ou divergências entre orientações. A terceira pergunta é, "Nas execução dessa atribuição, quais são as principais atividades que devo desempenhar?" Essa pergunta, "Visidentificar de forma mais detalhada as atividades que o servidor deverá executar para cumprir a sua atribuição dentro da equipe." Ela foca, entornar claro o que está sendo esperado em termos de tarefas diárias ou semanas. Quarta pergunta, "Quais as entregas associadas a essas atividades?" Essa questão busca definir o que o servidor deve entregar ao final de cada atividade, ou seja, quais são os resultados esperados. A ideia é transformar as atividades em entregas palpáveis e mensuráveis, que possam ser avaliadas ao longo do tempo. Já a quinta pergunta que é possível fazer sobre o plano de trabalho é, como onde e com qual frequência devo registrar as entregas. Aqui, o objetivo é definir de forma clara onde e como o servidor deve registrar suas entregas, além da frequência, com que isso deve ser feito. Isso garantirá que o trabalho seja monitorado e rastreado corretamente. A sexta pergunta é, "Como é feito a avaliação das entregas e como é o processo de feedback, há algum método ou critério?" Essa pergunta vizes clara a ser como as entregas serão avaliadas e como o servidor receberá feedback sobre o seu desempenho. Isso ajuda a estabelecer expectativas claras sobre como o trabalho será monitorado e como o servidor poderá melhorar a sua performance. Por fim, a séptima pergunta é, "De quanto enquanto o tempo minhas atividades devem ser revistas?" Essa pergunta vizem a entender a período de cidade das revisões das atividades ou do plano de trabalho. É uma maneira de garantir que o servidor saiba quando e como suas atividades serão revisadas para garantir que tudo está sendo feito conforme o esperado. Em resumo, essas perguntas ajudam a estruturar as expectativas do servidor quanto as suas funções, responsabilidades e como seu trabalho será avaliado dentro do PGD. Elas criam um entendimento claro das atividades que o servidor precisa realizar e também dos prazos, das entregas associadas, dos processos de feedback e das revisões periódicas que garantiram o alinhamento entre a chefia e o servidor ao longo do tempo. Avancemos para o próximo bloco. Nesse terceiro bloco, vamos falar sobre o local de trabalho. A primeira pergunta importante a fazer para obter um alinhamento assertivo é "Onde devo executar o meu trabalho?" Do presencial no escritório, entre a letrabalho fora do escritório ou semipresencial em dias no escritório e dias fora do escritório. Essa pergunta vizis clarecer a modalidade de execução do trabalho do servidor, ou seja, "Onde ele deverá estar fisicamente para desempenhar as suas atividades?" As opções inclui trabalho presencial no escritório, tele-trabalho ou trabalho remoto ou uma abordagem semipresencial, uma combinação do presencial e do tele-trabalho. A segunda pergunta que pode ser feita é "Se o trabalho é semipresencial em quais dias do mês deve estar no escritório, se os dias no escritório não são pre-definidos como será convocação e com qual antecedência?" Essa questão detalhes aspectos logístico de um trabalho semipresencial, como a definição de dias específicos ou a flexibilidade na escolha dos dias de comparecimento ao escritório. Já a terceira pergunta é "O tele-trabalho segue feriados pontos facultativos e horário do escritório local de exercício ou do local de moradia do servidor?" Aqui é a questão busca estilarecer como serão tratadas as particularidades relacionados aos feriados, pontos facultativos e horário de expediente quando servidores tiveram interlocutual. Essas perguntas são fundamentais para garantir uma compreensão clara das condições de trabalho, principalmente em regímes semipresenciais e de tele-trabalho. Elas ajudam a definir a modalidade de trabalho, o uso de infraestrutura, os dias e horários de trabalho no escritório, e as expectativas sobre como a jornada de trabalho será conduzida considerando feriados e pontos facultativos. Responder adequadamente a essas questões facilita o planejamento do servidor e assegura que as atividades sejam realizadas de maneira eficiente, respeitando as necessidades tanto da chefia quanto do servidor. Mais um bloco, espero que esteja aproveitando bem o conteúdo. Agora falaremos sobre horário de execução do trabalho e sobre esse tema duas perguntas são fundamentais. Primeira pergunta. O trabalho pode ou deve ser realizado de forma sincrona, a sincrona ou a sincrono com momentos sincronos. Essa pergunta busca esclarecer como as atividades do servidor devem ser realizadas em termos de interação com outros membros da equipe e chefias. Ela se refere à modalidade de comunicação e execução das tarefas, distinguindo os três tipos principais de trabalho, sincrono, a sincrono e a sincrono com momentos sincronos. Segunda pergunta. Se o trabalho pode e deve ser realizado de forma a sincrona com momentos sincronos, quais são os eventos e períodos de sincronia e caso seja necessário a entrada de momentos sincronos na agenda, com quanto decidência mínima eles serão informados. Essa pergunta vai além da primeira, especificando quais eventos ou atividades exigem interação sincrona e como os novos períodos de sincronia, momentos de trabalho em tempo real serão comunicados ao servidor. Um tema que não posso deixar de falar é sobre a comunicação, disponibilidade e documentação. Veja quais são as perguntas mais importantes relacionadas a esse tópico. Quais os canais de comunicação e em quais situações cada um deles é usado? Quando recebo uma mensagem ou solicitação da chefia, qual o tempo limite para responder-la por dia da semana e horários? Esse tempo varia de acordo com o canal de comunicação. Esses tempos de respostas também valem para mensagens recebidas de colega de trabalho, senão quais as especificidades. Quando eu enviar uma mensagem para a chefia, qual o tempo limite esperado para obter uma resposta por dia? dia da semana e horários, esse tempo varia de acordo com o canal de comunicação, quando, como, onde e quais comunicações devo compartilhar com o time e quais devo direcionar apenas para destinatário final, quando precisar me comunicar com destinatário final, devo observar a hierarquia e pedir para meus superiores a entrar em contato, se não houver necessidade, devo copiá-los nessa comunicação, há algum padrão a ser observado quanto a forma e a formalidade nas comunicações, se sim, quais são, elas variam conforme o canal de comunicação, essas perguntas são essenciais para estabelecer um ambiente de trabalho bem estruturado, onde as expectativas sobre comunicação são claras e compreendidas por todos, em um cenário de tele-trabá-lo, o trabalho híbrito, onde as interações não são presenciais ter essas diretrizes ajuda a manter a eficiência, a clareza e a organização das trocas de informações, além disso, garantir que a equipe esteja alinhada contra a urgência, tempo de resposta e forma de comunicação, evitando ruídos e sobrecarga de informações. Sobre as reuniões virtuais, equipamentos e softwares, temos muitas questões importantes, destacam algumas delas, onde as reuniões virtuais acontecem e como devo acessá-las, em quais situações posso manter a câmera fechada durante as reuniões e em quais situações devo necessariamente manter laberta, é esperada que o esteja em um local completamente silencioso durante as reuniões, quais são as regras de ruído e o que é aceitável e não aceitável, devo usar fone de ouvido, devo utilizar um fundo de tela durante as reuniões virtuais, o que é recomendável, aceitável e desaconselhável, o órgão ou a entidade oferece equipamentos, por exemplo, como computador, mesa, cadeira, fones de ouvido, etc., e softwares, por exemplo, como aplicativos para execução do trabalho, se sim quais são e como acessá-los, posso usar meu computador pessoal para realizar o trabalho, no caso do uso do meu computador pessoal, é necessário instalar algum software para realização do trabalho, se sim qual e como acessá-lo, é necessário VPN para acessar arquivos e sistemas de trabalho, se sim para quais e onde posso encontrar informações para a configuração da VPN, qual a qualidade mínima que a minha conexão a internet deve ter considerando velocidade upload e download, devo possuir alguma redundância de internet caso minha conexão principal cair, caso fique sem acesso a internet, conexão principal e redundância como devo proceder, essas perguntas são fundamentais para garantir que o servidor esteja adequadamente preparado para executar do trabalho remoto, considerando as pectos tanto técnicos quanto comportamentais, elas ajudam a estabelecer uma comunicação clara e objetiva, tanto em relação ao comportamento esperado nas reuniões virtuais, como ao uso de equipamentos e softwares fornecidos pelo organização, ao alinhar essas questões de forma antecipada, o servidor pode se organizar melhor e ter um desempenho mais eficaz, com menor risco de falhas operacionais. Neste sétimo e último bloco vamos falar de um assunto que todos nós gostamos, as férias, se atente as seguintes perguntas que ajudam a alinhar a comunicação entre chefia e servidores. Existe alguma orientação sobre o revésamento de férias entre os membros da equipe? Existe algum período não indicado para a agendamento das férias? Com qual antecedência devo marcar minhas férias? Existe algum período mínimo de duração e intervalo entre as férias? Existe algum critério de priorização dos membros da equipe para o agendamento das férias nos meses mais concorridos? E sobre o recesso de fim de ano? Existe alguma regra ou orientação? É importante refletirmos que as questões sobre o agendamento das férias são essenciais para garantir o equilíbrio entre as necessidades da organização e o bem-estar dos colaboradores. Um bom planejamento das férias contribui para a continuidade das operações, evitando a sobrecarga de trabalho e melhorando a gestão de recursos humanos. Boas estudos e até a próxima.