Die Vielfalt der Personalsachbearbeitung – Luisa Trantes

Enthaubautium und was ist mit dir? Warum arbeitest du an der Uni Köln? Dies Frage wird mir häufig gestellt. Ich bin Maria Schmid-Zuser, leiterin Personal Gewinnung an Universität zu Köln und ich beschäftige mich damit, wie wir interessierte und zu uns passende Kollegen innen ansprechen, gewinnen und halten können. In der letzten Folge hat mir Professor Dr. Christian Schwäns erzählt, warum er bei uns arbeitet und wie sein Arbeitsalltag als Vorstand im Gertway Excellence Tatabcenter und als Professor für Interpreneurship und Management an Universität zu Köln aussieht. Und jetzt geht's weiter mit Luisa Trantes. Mein Name ist Luisa Trantes. Ich bin eigentlich studierte Sportwissenschaftlerin, habe zwei Kinder, bin verheiratet und arbeite hier in der Personal Sachbararbeitung. Studierte Sportwissenschaftlerin, du bist in der Personal Sachbararbeitung. Was machst du genau bei uns? In der Personal Sachbararbeitung beraten und betreuen wir Mitarbeiter, Führungskräfte hier an der Uni und begleiten da die ganzen Personalprozesse. Also eigentlich von der Stellenauschreibung bis zur Einstellung und auch bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Was sind so typische Fragen, die bei euch auf den Tisch aufkommen oder typische Prozesse, die begleitet? Du hast ja schon gesagt, von der Stellenauschreibung, dann kommt es zur Einstellung. Da zwischen ist aber noch ziemlich viel, was man vielleicht gar nicht so auf den ersten Blick vermutet. Ja, genau. Also auch die Stellenauschreibung ist nicht ganz so trivial, wie man denkt. Wir machen eigentlich alles von banalen Sachen wie Krankenmeldungen, die im System hinterlegen, aber auch die ganzen Personalmaßnahmen von Arbeitszeit Reduzierung, Arbeitszeit Erhöhung, Umsetzung, Kündigungen, Aufhebungsverträge. Eigentlich das komplette Portpourri, was es eigentlich alles gibt. Und die Besonderheit ist, dass bei uns sowohl tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst arbeiten, als auch, wie wir beamtinnen haben, viele Professoren, unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse. Das heißt, bei euch ist ziemlich viel los. Und wie ist es denn aufgebaut? Genau. Also wir haben in dem Personal de Zernat haben wir verschiedene Abteilungen und auch verschiedene Sachgebiete für jeweils diese verschiedenen Beschäftigtengruppen. Das heißt, ich bin jetzt bei den tarifbeschäftigten in Technik und Verwaltung und betreue auch nur die. Das kann dann sein, dass das tatsächlich nur ein paar in einem Institut sind. Also diese Kriterien und vielleicht noch jemand anderes. Und die anderen haben dann die wissenschaftlichen Beschäftigten, haben dann einen anderen Ansprechpartner. Jetzt springen wir zu deinem Zwei-Dandert-Uni und zu deinem Werdinggang hier bei uns. Wie lange bist du schon bei uns, alle Unikölen? Angefangen habe ich im Dezember 2016. Das sind jetzt schon fast sechs Jahre. Die ich jiblen. Und warst du dann direkt die Personal? Nein, ich habe tatsächlich damals angefangen als Assistentin der Geschäftsführung. Ehrlicherweise habe ich nun ein Familienfreundlichen Arbeitgeber gesucht, um meine Kita-Betreuungszeiten abzudecken. Ich habe dann relativ schnell gemerkt, dass ich gerne mehr Verantwortung haben möchte, dass ich mich mehr einbringen möchte, dass ich verantwortungsvollere Aufgaben auch mir zu traue und hatte tatsächlich eigentlich immer das Glück, dass ich vorgesetzte hatte, die das gesehen haben und mich dann so entsprechend meiner Stärken gefördert haben. Und welche Bereiche dürfte du bisher kennenlernen? Angefangen habe ich in einer Abteilung oder in einer Einrichtung, die war direkt unter dem Rektorat angesiedelt. Dann war ich in der Personalentwicklung. Dann war ich beim Uniesport und jetzt bin ich wieder im Personal dezenat. Es ist so schön. Genau, und bin da jetzt seit Dezember 2019. Wie schön, dass wir dich über ein Vorteil der Uniköne, über unsere Flexibilität doch jetzt auch schon so lange gewinnen konnten für uns. Du hast ja unterschiedliche Stationen kennengelernt, das hast du jetzt auch beschrieben, bis jetzt im Personal, du sagtest, weil es so schön ist. Wieso hast du dich entschieden, jetzt auch zurückzukommen und auch eine neue Aufgabe dazu wahrnehmen? Es war tatsächlich damals ein kleiner Sprung ins kalte Wasser. Also, wie gesagt, ich habe ursprünglich, habe ich eigentlich Sport studiert. Das ist ganz andere Themenbereich, ganz andere Themen komplex. Ich hatte mich damals auf gut Glück bevorben und bin tatsächlich auch genommen worden und hatte, ja, habe dann eigentlich auch gemerkt, dass das wieder spiegelt, was ich so am besten kann. Also auch im Sportstudium ging es immer darum, man macht viel mit Menschen. Man ist sehr nah an den Menschen dran. Man berät da viel, man begleitet die viel, man probiert da Lösungen zu finden. Im Endeffekt ist das jetzt auch das, was ich mache zu einem anderen Thema, aber es ist tatsächlich auch genau das, was ich jetzt auch mache. Und wie können wir es das vorstellen? Welche Qualifikationen braucht man, um den Personalmanagement zu arbeiten und wie viel muss das studiert selber beibringen oder noch was dazu lernen? Ich glaube, wenn man schon mal mit gesetzten gearbeitet hat, ist das ein riesen Vorteil. Also, das war für mich so die größte Schwierigkeit, weil ich das von vorher noch gar nicht kannte. Also die ganze Beratung, das ganze drumherum sich in neue Sachen einarbeiten. Ich glaube, da muss man schon so einen gewissen Lernwillen mitbringen. Aber die Faktor war so diese Arbeit mit gesetzen, wie das aufgebaut ist, was man da berücksichtigen muss und wie auch der Ermessenspielraum so ein bisschen auszulegen ist. Das sind alles Sachen, die muss sich mir dann aneignen. Ich wurde da super unterstützt, also da wurde sich sehr viel Zeit genommen und mich da einzuerarbeiten. Was ist denn, wenn du jetzt auf einen Job blickst, was ist das Besondere an die Personalarbeit bei uns an der Uni Köln und Personalmanagement? Es ist eine ganz tolle Kombination. Also, man ist sehr nah dran an den Menschen. Man kriegt wirklich auch viel mit, weil man da einfach an vielen Prozessen einfach drin ist. Man hat mit den unterschiedlichsten Menschen Typen zu tun. Also, ich habe bei mir aushilfen, bis zu Dezenden, das fordert auch so eine gewisse, ja, man muss auf verschiedensten Ebenen kommunizieren können. Ich glaube, das macht es sehr vielfältig. Manchmal ist es ein bisschen herausfordernd, also gerade wenn Neuigkeit mal nicht so gut sind, dann ist es auch sehr herausfordernd, da die Leute begleiten oder da die Prozesse anzustoßen. Aber ich denke, das schöne ist, man kriegt viel, viel schöner Sachen zurück. Also, ich krieg ganz oft Liebe anrufe, wo dir dann sagen, auch das ist so toll. Vielen Dank, oder meine Nettekarte in der Post, das ist wirklich total. Also man kriegt auch viel zurück. Und du lernst wahrscheinlich so, dass ich halbe Uni kenne. Ja, genau. Wir haben ja auch zunehmend internationale Personen da. Ich muss zugeben. Mein Englisch war etwas eingerostet. Also, man muss dann auch mal ein paar Sachen auf Englisch klären. Aber ich sehe, dass die Uni da sehr bemüht ist, sich weiter zu entwickeln. Sehr bemüht ist auch auf internationale Leute zuzugehen und ja, von daher wird da viel getan, um da entgegenzukommen. Genau. In der Wissenschaft haben wir ja schon länger Kolleginnen und Kollegen aus der ganzen Welt. Aber jetzt bekommen wir auch in der Verwaltung Unterstützung von ihr, bei allen. Das ist ja auch genauso. Ich denke, das Besondere ist auch noch, dass wir einfach auch viele, also man hat nicht nur den Arbeitsalltag an sich, sondern wir haben ja auch viele Prozesse drum rum, die wir mitgestalten. Also wir haben viele Projekte, die wir mitgestalten. Und das macht total Spaß. Also davon haben wir noch ganz, wir haben unglaublich viele Projekte, wo man sich einbringen kann, je nachdem, wo man Interesse daran hat. Und ich finde, das ist einfach total schön, weil man neben dem normalen Alltag auch so ein bisschen so die Arbeitswelt von morgen her an der Uni mitgestalten kann. Was gibt dir persönlich die Arbeit an der Uni Köln? Ich finde die Möglichkeiten, die die Uni mir persönlich bietet, sind unzählig. Also fangen wir an mit, ich kann flexibel von zu Hause arbeiten. Also mein Kind ist krank. Ich muss nicht groß, irgendeine eine Übergabe machen am Telefon, noch gucken, welche Termin ich heute habe. Ich rufe einfach an und sage, Kind ist krank. Ich bin heute zu Hause. Das ist gar kein großer Verwaltungsakt, da sage ich einfach Bescheid und das geht ganz ohne Probleme. Das heißt, dass ich das Uni auch einfach total flexibel ist, Arbeit zu gestalten. Und ich sehe auch immer wieder in meiner täglichen Arbeit, dass die Uni als Arbeitgeberin sehr bemüht ist, auf die Leute zuzugehen. Bestes Beispiel war jetzt die Flutkatastrophe, als die hier in Erftstadt war, wie schnell da reagiert wurde, wie schnell und wie wichtig das in Leuten auf war, da möglichst schnell pragmatische Lösungen zu finden, die wir direkt umsetzen können. Das war für mich einfach ein schönes Gefühl, weil man so das Gefühl, Und dann wird man arbeitet für jemanden oder für einen Arbeitgeberin, die auch die menschlichen Werten vertritt. Und wir hatten ja auch viele Mitarbeiterinnen, die direkt davon betroffen waren, aufgrund der Nähe. Ja, also wir bekommen schon einen Eindruck, wie es bei dir auf dem Job ist. Und trotzdem startes dann morgen sicherlich mit einem Gefühl. Was ist das für ein Gefühl, mit dem du die Arbeit beginnst? Ich freue mich immer, zu Arbeit zu kommen. Wir haben ein tolles Team, es macht Spaß im Büro. Also bei all dem Stress, den wir haben, probiert man immer so ein bisschen auch den Systemgefühl nicht runterfallen zu lassen. Wir haben sehr viel außerhalb der Arbeit auch miteinander zu tun. Wir haben eine Sportgruppe, wir haben Fandertage, wir haben eine Laufgruppe gegründet. Wir haben gemeinsame Kaffeepausen, wir machen gucken, dass wir so Teamabende machen. Es ist auch viel drum rum, was stattfindet ist. Es ist nicht nur guten Morgen hier bin ich und schüss, ich bin mal weg, sondern auch viel drum rum. Jetzt wirst du ja im Personal, jetzt etwas länger in den letzten Jahren, hast auch viel gelernt, bis jetzt eigentlich für einen Arbeitsmarkt eine sehr wertvolle Arbeitskraft. Was hält dich an der Uni können? Da könntest du ja jetzt sagen, ich gehe mal jetzt woanders hin. Ja, könnte ich wahrscheinlich nicht. Aber ehrlich gesagt, also ich glaube, ich werd für meine Arbeit hier wertgeschätzt. Ich kriege viel positives Feedback. Ich habe immer die Möglichkeit, mich weiterzuentwickeln. Ich habe die Möglichkeit, neue Sachen zu lernen. Ich habe die Möglichkeit, Ideen, die ich habe einzubringen, die werden auch gehört, da wird auch geguckt, ob man das umsetzen kann. Ich habe die Möglichkeit, meine Arbeit flexibel mit meinem Privatleben zu vereinbaren. Darüber hinaus habe ich eine Tätigkeit, die eine perfekte Mischung ist aus. Das kann ich einfach abarbeiten. Hier muss ich mich auch richtig reinfuchsen, das ist ein komplexer Themen. Meine Erfahrung ist, was man so einfach nicht findet und was sehr wertvoll ist, wenn man es gefunden hat. Das war Luisa Trantes, Personal Sachbarbeiterin, im Personal Management, der Universität zu können. Und jetzt frage ich Sie, ein Haubeutschüo sind Sie auch dabei.