Automatiza tu trabajo, Cómo Aplicarlo - re:INVÉNTATE con Luis Ramos

Es lunes por la mañana, llegas a la oficina con tu café y con toda esa lista mental de todo lo que tienes que hacer esta semana. Abres el email, 47 mensajes nuevos esperando, 3 de ellos, son de clientes y te están preguntando exactamente lo mismo que ya le respondiste la semana pasada. Otros 5 colegas que te piden el informe de la semana que sabes que vas a tardar 2 horas en preparar otra vez. Como siempre, miras tu calendario, está completamente vacío porque nadie ha coordinado todavía a las reuniones de la semana, abre el sistema de gestión que esté utilizando y ves 5 prospectos nuevos, a los cuales hay que darle un seguimiento personalizado, lo antes posible. Y tu equipo está esperando los recordatorios del proyecto porque se supone que tenías que haberlo enviado el viernes pasado, pero se te olvidó completamente. Son las 9 y media de la mañana de un lunes y ya sientes que esta semana empezó con el pie izquierdo que va exactamente igual que el anterior y que el anterior y que el anterior y que todas las anteriores durante los últimos meses. Es una película que la mayoría hemos visto cientos de veces y le pasa todo tipo de profesionales, gente que es brillante, que tiene talento, que tiene ideas increíbles, pero que están atascados en un ciclo infinito, de tareas repetitivas, que consumen toda su energía, que consumen todo su tiempo disponible y que el trabajo que realmente importa que da aparcado, porque el trabajo que mueve o que podría mover sus carreras hacia adelante, está del lado, está partaito, porque hay que hacer otras cosas que son más urgentes. Imagina la misma escena pero con una diferencia fundamental, que abrieras tu mail y te encontraras que los tres clientes ya han recibido respuestas completamente personalizadas con la información exacta que necesitaban, que no han recibido respuestas genericas, que incluyen su nombre, su referencia, su situación, todo lo que debería enviársela al cliente. El Informe Semanal ya está preparado, te está esperando, la va deja de entrada, ya está generado todos los datos actualizados, está listo para que los revises en tres minutillos y lo puedas enviar con tu visto. Bueno, el calendario, oye, que se ha coordinado automáticamente durante el fin de semana con las disponibilidades de todas las personas involucradas y que ya tienes a cinco reuniones, perfectamente programadas. Que los cinco prospectos nuevos tiene su seguimiento programado con mensajes personalizados, que tu equipo recibió ayer domingo por la noche, todos los recordatorios necesarios con los recursos que necesitaban para arrancar el lunes. ¿Cuál es la diferencia entre esas dos versiones de un mismo lunes? No trabajaste más horas, no contrataste un asistente personal, no delegaste trabajo a nadie de tu equipo, simplemente aplicaste automatización inteligente y hoy vamos a ver cinco situaciones específicas, que todos los profesionales enfrentamos. Todas las semanas, vamos a ver cómo aplicar esta automatización inteligente para que las cosas cambien. Comenzamos. Hola, bienvenidos a Reinventa del Podcast, donde convertimos las habilidades que no enseñan en la universidad en tu ventaja con Petitiva Soy Luis Ramos cada semana. Ya compaños, explorar un power skill diferente, esas competencias críticas que marcan la diferencia, entre que sea un profesional más del montón o alguien que realmente destaca y avance en su carrera. ¿Por qué power skills? ¿Por qué el mundo ha cambiado? Ya no basta con ser bueno, técnicamente las empresas buscan profesionales que sepan comunicar, liderar. Adaptarse, influir y resulta que nadie nos enseño estas cosas de forma práctica, de forma aplicable. Hoy vamos a hablar de poner en acción de situaciones reales en las que ponen práctica. Lo que vimos en el anterior episodio, la automatización inteligente de nuestro trabajo, no vamos a hablar de teoría de conceptos astraptos, ya sabes que aquí lo que hacemos es darte guiones en muchos casos, palabra por palabra, herramientas sobre todo específicas que necesitas flujos de trabajo, incluso para automatizar en este caso 5 situaciones que te están robando tiempo. Literalmente mucho tiempo todas las semanas, situaciones que vas a reconocer perfectamente, porque es quien las vivés a diario seguramente. Vamos a darle. Situación número 1, emails repetitivos. Te suelo a familia esta situación, cada semana está respondiendo exactamente las mismas 5 o 7 preguntas por email, ¿cuáles son vuestros precios? ¿Qué incluye exactamente este producto? Cuando puedo esperar recibir el resultado, ¿qué documentos necesito enviar para hacer tal cosa? ¿Cuál es el proceso de trabajo a continuación, que es lo que sigue tenéis disponibilidad para comenzar esta semana? Eso son las preguntas que normalmente rodean y están en tu vida constantemente, y fíjate que no es que sea un trabajo intelectualmente difícil o que requiera de una experiencia especial. Pero, oye, que sin falta esos 15 20 minutillos por cada email cuando cuando cuentas el tiempo de abrir el mensaje de leerlo al completo de pensar como le respondo, describe la respuesta de revisarla, de enviarla, multiplica eso por 10, 15 emails todas las semanas, estamos hablando sin exagerar de 3, 4 horas a la semana, respondiendo exactamente lo mismo, una y otra y otra vez. Y lo peor no solo el tiempo, es que cada vez que cambias de contexto para responder a esos emails, estás perdiendo concentración en el trabajo profundo que estuvieras haciendo, ¿qué pasa? ¿Qué te desconectas completamente del flujo creativo, del flujo productivo, estratégico? ¿En el que pudieras haber estado? Vamos a hablar de una posible solución de cómo automatizar esto, vas a crear respuestas inteligentes y personalizadas, usando plantillas dinámicas que se sienten humanas cuando las lees, pero que no se sienten robóticas. La clave está en los detalles de personalización que vayas a incluir. Erramientas con las que puedes hacer esto, la más enciiga de todas, que todo el mundo tiene su alcance de Gmail, que tiene una función de plantillas activada. Y si a esto le sumaras por ejemplo Zapier o Make o alguna herramienta similar para automatizaciones avanzadas, con un formulario de contacto lo tendríamos todo. Imagínate, el primer paso es vamos a identificar las cinco preguntas más frecuentes que yo recibo por mail, no intentes adivinarlo. Durante una semana completa anota cada pregunta que recibas y las cuentas y al final vas a tener clarísimo, cuáles son esas cinco preguntas más comunes. El segundo paso es crear una plantilla base super personalizada para cada una de esas preguntas y esto es crítico, la plantilla no puede sonar a plantilla, tiene que incluir campos dinámicos cosas variables, que cambien según quién pregunta y desde dónde llegó. Un ejemplo como estructura de estas plantillas pudieras hacer entre corchetes que se llama las partes variables, no por ejemplo hola nombre completo sería una variable no hola y el nombre muchas gracias por tu consulta sobre y el tema específico. Es una pregunta súper relevante y me la hacen muchos profesionales en tu cargo o industria y a continuación le pones la respuesta detallada específica esa pregunta es que ten un tono de bot natural. Grávate si es necesario respondiendo y tal cual lo transcribes vale incluye ejemplos datos todo lo que sea necesario, continúa con el mail con la parte fija veo que mencionaste y pones un detalle específico de su mensaje. En ese caso te recomendaría particularmente y le ponemos una recomendación personalizada si tuvieras más dudas específicas sobre esta situación particular estar encantado de tener una conversación más detallada donde podamos profundizar. Te parece que coordinemos 15 minutos esta semana y hablamos de esto con más calma, un abrazo Luis. El tercer paso, esta sería la plantilla, el tercer paso sería configurar filtros automáticos en Gmail que detecten palabras claves específicas en los emails que te llegan y te sugieran automáticamente la plantilla apropiada. No envían el mail automático sin que tú lo veas te lo sugieren para que tú lo personalices o te lo dejen emborrado. El cuarto paso sería conectar todo esto con Zapier, una herramienta específica de automatización para que si el cliente responde positivamente mostrando interés en una conversación automáticamente se le envié por ejemplo un enlace para que agenda en tu calendario el momento que mejor le funcione. Y ahora le pasaras de invertir 20 minutos completos por email a solo 2 minutos de personalización rápida. Vas a pasar de 4 horas de semana, les respondiendo este tipo de correos a por 40 45 minutos son más de 3 horas recuperadas cada semana que vas a poder dedicar a trabajo estratégico real. La situación número 2, informes, semanales, cada lunes por la mañana, cada viernes por la tarde dependiendo de cómo funciona, entonces te va a tocar preparar ese dichoso, por no decir maldito, reporte, informe como le quieras decir el informe de la semana. Ya te sabes el proceso de memoria, porque lo has hecho cientos de veces. Las al sistema de gestión de proyectos extraen los datos de cómo vamos avanzando entre el sistema financiero, sacar los números del presupuesto, luego entre el sistema de recursos humanos, verificas horas trabajadas, copias todo eso a mano, lo copias pegas en una plantilla de excel que tienes guardada, haces los cálculos necesarios, revisar las fórmulas, creas un gráfico que visualice los datos y finalmente los envías por mail a las mismas 6 personas de siempre. Has dedicado 2 horas completas de tu vida profesional que se van literal y metafóricamente a copiar datos de un sitio, pegarlos en otro sitio y formatear para que se ve abonito. Y sabes, perfectamente, que si los datos cambiaron, aunque sea un poquito, el próximo lunes lo vas a tener que hacer exactamente igual la próxima vez. En definitiva, ¿qué podemos hacer para automatizar esto? Por ejemplo, un flujo automatizado que extraiga los datos de todos esos sistemas que los procese automáticamente con las fórmulas adecuadas y que los presente visualmente de una forma clara, y que también los envío, los distribuye a las personas adecuadas sin que tú tengas que tocar la excel ni una sola vez. ¿Qué necesitamos para esto? Es herramientas muy simples. Google Cheats o Microsoft Excel como base central. A esto les armamos de nuevo herramientas tipo Zapier que sirven para conectar diferentes sistemas, más las integraciones nativas de tu sistema de gestión de recursos o tu sistema de gestión de clientes que las tienen. Entonces el primer paso es conectar cada una de tus fuentes de datos directamente a una hoja de cálculo, o sea Google Cheats, o sea Microsoft Excel, y mediante integraciones nativas que todos esos sistemas tienen, o si no utilizando Zapier como un puente si no tuvieran integración directa. Esto que significa, significa que cuando cambian los datos en el sistema original, automáticamente se actualizan en la hoja de excel que tú tengas. El segundo paso va a ser crear fórmulas en ese excel o en esa hoja de cálculo que procesen automáticamente esos datos y calculen todo lo que necesitas mostrar en el informe porcentajes de avance, comparaciones con semanas anteriores, proyecciones, promedios, lo que sea que tu informe necesite. Las fórmulas se ejecutan solas cada vez que entran datos nuevos, no tienes que hacer nada, una vez lo hiciste una vez. El tercer paso es diseñar un formato visual y limpio con los gráficos que se actualizan de forma dinámica siempre que haya cambios en los datos de los que provienen. Es decir, no tengo que volver a crear un gráfico nuevo cada semana, es un gráfico que lo crea una vez y se actualiza automáticamente. El cuarto paso, programar el envío automático de la informe, cada lunes, en este caso en el ejemplo a 8 a la mañana, volviérnos a 5 o la tarde cuando sea el momento que mejor funcione para tu empresa. Y el sistema va enviar ese informe con un mail personalizado. Buenos días, equipo, adjunto, vais a encontrar el informe en semana, la actualizado con todos los datos hasta el día de ayer domingo. Los puntos más destacables de esta semana son, dato uno, dato dos, dato tres, que lo puedes extraer directamente en la hoja. Como siempre, si tenéis alguna pregunta específica sobre cualquier ato, necesitas profundizar cualquier punto en particular estaré disponible para comentar y os aclaraciones hasta el miércoles. Saludos, Luis. ¿Qué pasa? Que normalmente pasamos horas a la semana en esto. Yo digo dos horas, pero hay gente que se echa toda la mañana, cuatro horas. Dos horas, cuatro horas, completas de trabajo manual, los podemos convertir en 15 minutos de revisión rápida, del informe antes de enviarlo para asegurarte de que todo va correcto. Y luego está la recuperando dos horas a la semana, que no es poca cosa, programarías, alertas, automáticas en tu teléfono, si quieres para recordarte que tienes que revisar tal correo, tal cosa, lo puedes hacer así. Cosas muy simples, que hacen que todo ese trabajo, todo ese tiempo dedicado a ese trabajo, lo puedes recuperar. Situación número tres, coordinación de calendario, necesitas reunirte con un cliente potencial para presentarlo una propuesta, le envías el primer email, hola, Fernando, ¿cuándo tienes disponible la próxima semana? Y el tipo responde dos horas después, pues mira, me va en el martes por la mañana, que ahora te funciona mejor a ti y tú respondes al rato. Pues mira, el martes tengo ocupada la mañana, pero te iría bien el miércoles y el responde el miércoles, perfecto, te viene bien a las tres de la tarde y tú respondes no, a las tres tengo una reunión pudiera funcionarte a las cuatro, te encaja y el otro dice perfecto a las cuatro, ¿dónde quedamos? O es por vídeo llamada y tú terminas, lo hacemos por zoom, terminó enlace, seis emails completos, al mejor repartidos durante dos días, sólo para programar una reunión de 30 minutos. Y fíjate que esto nos pasa, tres o cuatro veces por semana, seguro con diferentes personas, si cuentas el tiempo de redactar cada email, le de la respuesta, revisar el calendario a través, gestionar todos los intercambios. Son 20 minutos por reunión, sin exagerar, multiplica eso por cuatro reuniones cada semana, es una hora y media la semana, sólo para coordinar cuando nos vamos a ver. Un sistema profesional de agendamiento que coordine automáticamente la reunión, es algo que puedes coordinar, que puedes crear, basándote en tus disponibilidades reales y eso va a hacer que no tengas que enviar ni uno sólo de estos emails. El herramientas que puedes necesitar, por ejemplo, Calenly o QIT, hay muchas herramientas en este sentido, que son sistemas para agendar reuniones. Si a esto les sumas Google Calendar o Outlook Calendar, el que tú tengas como calendario base más, por ejemplo, Zoom como herramienta de video llamada, ya lo tienes todo. El primer paso, configurar tu disponibilidad real en Calenly, Calenly es una herramienta, digamos, de disponibilidad de horarios, tu ahí le dices, yo estoy disponible tales horas, bueno, pues vas ahí y le dices, estas son mis horas libres. Algo crítico que deberías hacer es que mucha gente no sincroniza su agenda completa, entonces en estas herramientas tú puedes sincronizar tu agenda con Google Calendar, por ejemplo. Entonces sincronizas, todo aquello que tenga que ver con tu agenda, con tu calendario, no es que la otra persona los vaya a ver, pero va a hacer que esas horas no estén disponibles para la otra persona. El segundo paso es crear diferentes tipos de reuniones, con duraciones específicas, apropiadas para cada tipo. Puedes tener reunión inicial de conocimiento con clientes nuevos, 45 minutos, y al mejor incluye incluso un envío de material previo por email. Una reunión de seguimiento con clientes, pues al mejor puede ser de 30 minutos, pues yo tienes así establecido, y al mejor hace referencia a una conversación anterior. Una reunión interna de equipo, pues al mejor son reuniones de 15 minutos, y eso se sincroniza con el calendario corporativo. Entonces lo que vamos a hacer es definir esos tipos de reunión, pueden ser tipos de reunión por tiempo, por duración, incluso tiempo de preparación, pues decir esta reunión para esta reunión necesito preparar más media hora antes, entonces bloqueo también esa media hora anterior. El siguiente paso sería personalizar las confirmaciones automáticas, estos sistemas envían emails de confirmación, tú les puedes ahí modificar y poner el texto a tu gusto, para que sea relevante o para que sea útil o para que incluye tal lo cual información. Esto es algo que nosotros hacemos, por ejemplo, en el master de marca personal, yo tengo una formación de marca personal, y entonces cada vez que abrimos el calendario de entrevistas, yo entrevisto a los candidatos personalmente, lo que no hago es estar debatiendo sobre que día te va mejor. Lo que hacemos es abrir un calendario, en este caso yo lo hago con Calenly, con esta herramienta que te decía, y ahí le programo, pues mira, entrevistas para candidatos al master de marca personal, media hora. Y lo que hago es definir en ese Calenly, definen midos, mid disponibilidad, pues mira, todos los lunes de 9 a 11, por ejemplo, me invento, pero si un lunes no pudiera no pasa nada, porque Calenly llave mi Google, el calendario de trabajo normal, y si este próximo lunes yo tuviera otra cosa, esa hora no la va a vender como disponible, digamos, ¿no? Entonces eso es algo que podemos hacer, la gente llega, se reserva, la hora que le vaya mejor, tú no tienes que hacer nada, los mails envían de forma automática, si hay que hacerle preguntas, por ejemplo nosotros en el formulario de marca personal, yo tengo una serie de preguntas que se te formulan, y que son necesarias para que cuando entremos en la reunión eléctrica, que hemos el máximo partido. En definitiva, es algo que tú puedes hacer y te sirve para recuperar, pues aunque solo sean 10 minutos que tú perdieras, intentando sincronizar agendas, pues ese es tiempo más que recuperado, yo creo que puedes recuperar con esto, de 1 hora, hora y media la semana, fácilmente. Situción número 4, gestión de prospectos, imagínate, tenemos un prospecto nuevo, una persona interesada en nuestro producto servicio, que llega a través de nuestra página web o a través de un mensaje directo por LinkedIn, y lo ves en tu bandeja de entrada y dices vale, tengo que añadir esto al sistema de gestión de clientes, entonces que hago, hablo el sistema de gestión de clientes, creo un nuevo contacto, lo hago de forma manual, copio, nombre, copio, mail, comprompre, copio, empresa, copio, cargo, y luego piensas, debería hacer seguimiento dentro de 3 días para ver si está interesado, y que haces creer una tarea en mi calendario en la lista de pendientes para dentro de 3 días, pasan los 3 días, veo la tarea, pero ese día resulta que estoy ocupado y dices, bueno, mejor, ya lo haré mañana. Pasan una semana completa, te acuerdas del prospecto que tenías por ahí pendiente, que lo tenías escondido en tu memoria, pero ya es demasiado tarde, ya ha contratado a otra persona, otra empresa, o perió, el interés os ha olvidado de ti. En el mejor de los casos, si fieras el seguimiento de tus prospectos, a tiempo de tus posibles clientes, al tiempo, pero lo haces de forma génerica, pudías enviar le mensajes del tipo hola, si has interesado en nuestros servicios y le enviarías eso, pero sin contextualizar de dónde vino, que he contenido de escargo de su web, nada que sirva para dar contexto a esa conversación, entonces aunque haya pasado una semana y le enviesas ese mensaje de recuperación, rara vez recuperas al prospecto. Una forma automatizada de hacer esto, no es difícil de hacer crear un flujo inteligente, que esté automatizado, que nutra a cada prospecto con información relevante para él, con seguimiento contextualizado, algo que sientan personal, que no está automatizado, es algo que puedes hacer y no necesitas más que tu sistema de gestión de clientes que ya tienes, estas herramientas tipo Zapier como conectores de entre herramientas, más una herramienta de marketing por correo electrónico, pudiera ser MailChym, Active Campaign, Kit, la que quieras hay muchísimas, básicamente lo que tendíamos que hacer es configurar una captura automática de leaks desde todas tus fuentes posibles, ya sea que alguien entre desde tu página web, que entre por un mensaje directo en LinkedIn, que entre por un email a una dirección de contacto, descargas que hacen de recursos gratuitos y nos dejan su email, todo eso se debe capturar automáticamente sin intervención manual. El segundo paso, por lo tanto, será crear una segmentación inteligente y automática pasando en dos variables, de dónde vino el lit originalmente y qué comportamiento específico monstruo en tu web. Un lit que descargó una guía sobre precios, no es igual que un lit que descargó un caso de estudio técnico, necesitamos seguimientos diferentes para cada uno de ellos. Entonces en el segundo, haremos segmentación, segundo, donde vinieron según el comportamiento que tuvieron y le enviaremos algo en consecuencia. Y por último, el tercer paso va a ser diseñar esas secuencias completas de seguimiento, pueden ser a los cinco minutos, le enviaremos un mensaje por WhatsApp, a los 20 minutos, le enviaremos un email, a los dos días, le enviamos tal cosa, los cinco días, le enviamos tal otra, definimos toda esa secuencia completa de seguimiento que específica y personalizada para cada perfil de lit que identificas de para cada uno de esos posibles caminos o comportamientos que hemos detectado. De esta manera, si tú detectaste que esa persona llegó a través del LinkedIn, en todos tus mensajes puedes referenciar su puesto actual, son prese actual porque tienes esa información. Si llegó hasta ti porque se descargó un PDF gratuito desde tu página web, los mensajes pueden hacer referencia directa al contenido de ese recurso que tú le habías enviado anteriormente. Si fue alguien que entró porque visitó tu página de precios, pues el seguimiento mejor puede incluir comparativas, transparentes de soluciones o alternativas que al mejor esté considerando esa persona. De esa manera, nosotros podemos pasar de hacer un seguimiento efectivo del 0% porque siempre estamos pensando notas cosas, no tenemos tiempo, nos olvidamos a tener un sistema contextualizado personalizado que hace que no sólo la gente se sienta más entendida, más escuchada, se le dé más atención, sino que eso para ti, para tu negocio genere, más ventas terminamos con una última situación, situación número 5, recordatorios de equipo. Imagínate que tu equipo tiene una serie de plazos de entrega que tiene que complitarías pendientes que tiene que completar reuniones, que tiene que preparar, y tú eres el líder, y claro, como líder como coordinador, eres la persona que tiene que estar recordándole constantemente a cada persona, es lo que tiene que hacer, cuando los que tiene que hacer, y ya enviaste sin forma que te pedí, oye, ya preparaste la presentación para la Rene de Mañana, oye, recuerda que había las 4 tremorrenos con el cliente, tienes los documentos preparados, te conviertes literalmente en el recordador oficial del equipo, y eso genera un gasto de tiempo, y de energía mental que pudieras estar utilizando en cosas como liderar de verdad, tomar decisiones estratégicas de verdad, resolver problemas complejos de verdad, y eso para innovar un poco. Entonces, cómo podemos hacer una solución automatizada para esto, muy simple, un sistema profesional de recordatorios inteligentes que se adapten al estilo de comunicación de cada persona de tu equipo, y que se puedan escalar, si no refiberamos respuesta. Es herramientas que necesitas, por ejemplo, hay muchas, pero por ejemplo, en equipo se utiliza mucho Slack, se utiliza mucho Microsoft Teams como plataforma de comunicación, zápier, de nuevo como motor de automatización o similares, tu herramienta de gestión de proyectos, ya sea zanatre, lo mandeis, la que tú utilices, ese tipo de herramientas. Entonces, con estas tres herramientas podemos hacer cosillas, lo primero, identificar y configurar recordatorios completamente automáticos basados directamente en las fechas de entrega que ya existen en tu herramienta, si tú tienes una herramienta de gestión de proyectos, si tienes un proyecto, tienes una tarea, tienes una fecha de entrega, entonces que haces programar automáticamente cuando falten tres días para completar una tarea, no creas recordatorios separados, sino que creas como una ley, lo vinculas directamente con las tareas que haya, y así no tienes que cambiar fecha recordatorio y tal, simplemente es una ley de cuando falten x tiempo, x días, x hora, lo que sea, envies de tipo de recordatorio. El segundo paso, pudiera ser personalizar los mensajes de recordatorio, según el perfil, según el estilo de comunicación de cada persona específica de tu equipo, y eso es crítico porque hay personas que no responden de la misma manera, mismo tipo de mensaje y el tercer paso sería programar una forma escalada inteligente de si no hay respuestas y no hay confirmación en el tiempo esperado que es lo que tenemos que hacer en consecuencia, de esa forma, nosotros podemos configurar una forma de enviar recordatorios iniciales con un tono amigable, con un contexto determinado, 24 horas antes, un sistema que envió un segundo recordatorio específico, incluyendo una pregunta concreta, 4 horas antes del plazo, el sistema envió un recordatorio con un tono más urgente, si no hubiera confirmación de ningún tipo, el sistema te notifica, entonces a ti como líder para que intervenas personalmente, si y solo si se ha cumplido todas esas condiciones. Entonces que sucede que pasas de ser alguien que es el recordador oficial dedicando fácilmente y sin exagerar 1 hora al día, cada día persiguiendo la gente, preguntando por el estado de las tareas, a tener un sistema que funcione completamente solo, que solo te notifique cuando genuinamente necesitas intervenir personalmente y vas a pasar de gastar, de dedicar 5 horas semana les gestionando esto, a lo mejor a 10, 15, 20 minutos de revisión general del sistema. Hemos visto 5 situaciones, súper específicas, súper prácticas, y recuerda que es algo que si lo pones en prácticas cuando nosotros conseguimos resultados en nuestra vida cuando pasas a la acción. Entonces recuerda hemos hablado de cómo recuperar muchas horas enviando mail repetitivos, que las podemos eliminar de nuestra vida y automatizar esos procesos, hemos hablado de informes que tenemos que enviar cada semana, y lo programamos de la forma adecuada, nunca más vamos a tener que estar pendientes de eso, vamos a hablar de coordinaciones de calendario con otras personas para tener las citas en las horas adecuadas, eso se puede automatizar, de la gestión de prospectos que pasa cuando llega un nuevo prospecto a nuestra empresa pidiendo informes, como lo vamos a tratar segundos de donde llegue, eso lo podemos gestionar. Y lo que hemos visto en el último punto, la crisis en tiempo que puede generarnos en nuestro calendario, el tener que estar dedicando horas, y horas a recordarla a la gente que tiene que hacer tal o cual cosa cuando eso es algo que pudiéramos eliminar de nuestro calendario. Finalmente podemos recuperar muchísimas horas a la semana 5, 10, 15 horas, yo creo que sin dificultad lo podemos hacer y identificando este tipo de tareas y automatizándolas. Claro que hay un proceso de trabajo primero para automatizar esta tarea, vimos en el episodio anterior como decir si vale o no la pena, recuche el episodio anterior y lo vas a saber, pero si lo haces, vas a ver como una vez hecho, como que sientes que te has quitado piedras de la mochila, como que esto va a massage y me siento con mucho más tiempo. Y muchas veces el tiempo que ocupamos en estas cosas, que son tareas cómodas, que no sacan de nuestra área de conformos, impiden crecernos, impiden desarrollarnos y desarrollar, de forma mucho más esta técnica lo que hacemos en nuestro trabajo. Hoy o mañana, como muy tarde, vas a elegir, yo te invitaría que lijas una de las 5 situaciones que hemos visto y supongo que más de una te suenan como algo que pasa en tu vida. Entonces, elige una, no intentes escoger las 5 a la vez, escoger una y durante una semana completa, rastre a cuánto tiempo dedicas esa situación, anota lo con precisión, no intentes adivinarlo, mide el tiempo que estás dedicando. Luego dedícale, pues, al mejor, un par de horas a configurar estas herramientas para que tengas el flujo de trabajo y luego la semana siguiente implementa la primera automatización con un caso de prueba real y mide que tal funciona, está funcionando bien, está fallendo aquí, está fallendo allá. Que es lo que no funciona, que es lo que tengo que mejorar, cuánto tiempo recuperado todo eso te va a ayudar a ver que realmente al final de esas 2 semanas vas a tener algo mucho más valioso que una automatización funcionando, vas a tener la confianza absoluta, pasada, entonces percibe directa, de que puedes automatizar tu trabajo sin perder el control. Y eso te va a hacer que no solo para empresas grandes o para empresas o personas muy técnicas para todos, significa mucho más tiempo, mucho más enfoque, mucha más energía posible para dedicar a las cosas que realmente importan. Recuerda que el principio fundamental que debe guiar siempre tus decisiones, en este caso es busco automatizar tareas repetibles, nunca busco automatizar decisiones estratégicas, empezamos con automatizaciones simples que nos den victorias rápidas y luego vamos haciendo ajustes sobre la marcha basándonos en los resultados que tenemos y siempre, siempre mantenemos puntos de verificación humana donde tú revises, que todo sigue funcionando con la calidad que tú quieres. Lo vamos a dejar aquí si quieres más información, más ideas sobre cómo desarrollar una mejor versión de ti, una mejor empresa, una mejor marca, hay más de 30 mil personas que reciben cada semana, mi newsletter pasa la acción. Te invito a que te des de alta si no las he hecho en libros para emprendedores.net/newsletter. Recuerda si estás escuchando esta en la plataforma que lo estés escuchando, me hace un favor muy grande si te suscribes al podcast de esta manera, te llega a los episodios de Formo Automática y también me dejas 5 estrellas ya sé en Spotify y al podcast y box donde me estés escuchando, si este episodio crees que te ha ayudado, a ver casos específicos y concretos de automatización que pudieras implementar desde hoy mismo. Tienes preguntas sobre cómo implementar alguna de estas 5 situaciones en tu contexto, ya implementaste alguna y quieres compartirme los resultados, envíame un mensaje, lo puedes hacer en Instagram, simétricetas, en libros para emprendedores o el LinkedIn, por ejemplo en Luis Ramos.net y conversemos directamente. Lo vamos a dejar aquí, no te quito ni un segundo más, vamos a automatizar esta despedida, no eso sí, no lo vamos a hacer. Pero siempre sabes que te invito a que automatices, en este caso aquello que sea rutinario, porque eso te va a permitir liderar en lo estratégico, a liderar en lo estratégico. Para todos, besos y abrazos y recuerda, buscas convertirte siempre en tu mejor versión y ahora sal ahí fuera y conquista tu día.