[36] Kennzahlen in der Arztpraxis: So kann wirklich jeder Praxisinhaber sein Ergebnis optimieren

Kennzahlenmanagement in der Arztpraxis. In diesem erst mal trocken klingen Thema steckt eine gewaltige Kraft für dein Unternehmen Arztpraxis. Wer das einmal erkannt hat, wird es zukünftig genießen. Mit nur einer Stunde Zeitinsatz zu Monatswechsel seine komplette Praxis steuern und wirtschaftlich optimieren zu können. Und damit hallo und guten Tag zu einer neuen Folge von Unternehmen Arztpraxis. Dem Podcast für alle Mediziner, die ein Aufwand in der Praxis reduzieren und das Ergebnis optimieren wollen. Mein Name ist Wolfgang Apel und ich bin seit mehr als 15 Jahren als Experte für strategisches Praxismanagement in der Beratung von Medizinantätig. Wenn du wieder mehr Zeit für dich und deine Familie, weniger stressener Praxis und in jeder Beziehung mehr Erfolg haben willst, dann bist du hier genau richtig. In diesem Podcast erhältst du jeden zweiten Mittwoch Praxis-Appropteins-Harder-Tips, die dich bei deiner täglichen Arbeit in und an deiner Praxis weiterbringen. Vor rund einem halben Jahr haben wir in der Folge 25 schon mal über das Thema Kennzahlenmanagement gesprochen. Seitdem haben mich viele Praxis in Haber darauf angesprochen, denn sie haben eine wichtige Sache erkannt. Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken. Diese Erkenntnis von Peter F. Drucker, einem der Guru's der modernen Management lehre, macht sich offensichtlich inzwischen auch in den Arztpraxen breit. Das freut mich natürlich sehr. Doch es ist noch lange nicht in allen Arztpraxen der Fall. Das hat verschiedene Gründe. Zum einen tun sich viele Mediziner schwer, sich durch das ganze zahlen Material zu wühlen. Falls so zu diesen Medizinern gehörst, habe ich eine gute Nachricht für dich. Wir haben ein Mentoring-Programm für das Thema Kennzahlenmanagement entwickelt. Im Programm unterstützen wir dich dabei, dich schnell in das Kennzahlenmanagement einzuerarbeiten, flott voranzukommen und in kurzer Zeit sichtbar positive Ergebnisse zu erzählen. Wenn dich das interessiert, schreibt mir einfach eine kurze Mail oder ruf mich einfach kurz an. Die Kontaktdaten findest du in den Schumnot und am Ende dieser Episode. Neben den Anfangschwierigkeiten, also der Frage, wo kriege ich dem bloß diese ganzen Zahlen hier? Gibt es dann auch die Verzweiflungsrufe? Das gibt meine Praxesoft wäre gar nicht her. Auch hier kann ich dich beruhigen. In den 17 Jahren bin ich noch nicht auf eine einzige Praxesoft vergestoßen, aus dem wir nicht alle Zahlen herausbekommen konnten, die man für ein vernünftiges Kennzahlenmanagement braucht. Mein Tipp an dieser Stelle? Quäle dich nicht weiter mit der Suche rum, sondern wenn du dich direkt an die Hotline deiner Praxesoft wäre. Die können dir ganz genau sagen, wo du alles findest. Ich verspreche dir. Und drittens gibt es dann noch das Statement Kennzahlenmanagement. Das brauche ich nicht. Da kümmert sich ja schon mein Steuerberater drum. Da stimmt, aber nur in einem sehr, sehr kleinen Bereich. Der Steuerberater kümmert sich nämlich um exakt zwei Kennzahlen, der dir auf jeder BVA ausweist. Das ist einmal die Umsatzrendite. Die steht ganz unten auf der ersten Seite. Und die zweite Zahl ist die Personalkostenquote. Die steht etwa in der Mitte der ersten Seite bei den Personalkosten. Alle anderen Kennzahlen über die wir hier reden und über die wir auch in der Episode 25 gesprochen haben, sind für deinen Steuerberater schlicht und möglich herauszufinden. Dazu müsste er Zugang zu deiner Praxesoft verhaben und sich diese Zahlen dort monatlich herausholen. Ich bin mir sicher, dass das auch in deiner als Praxis nicht der Fall ist. Und ganz ehrlich, es ist auch nicht der Job deines Steuerberaters. Die Aufgabe deines Steuerberaters bezieht sich im wesentlichen darauf, die von dir zur verfügen gestellten Unterlagen, entsprechend den gesetzlichen Vorschriften in einer Finanzbuchhaltung zusammenzuführen. Diese bildet die Grundlage für die Erstellung der einnahmeüberschussrechnung, die dem Finanzamt vom Steuerberater übermittelt wird und aufgrund der dann dein Steuerbescheid ergeht. Denn Steuerberater beschäftigt sich vorrangig mit der Kostenseite deiner Arztpraxis und den Auswirkungen auf deiner Steuerlast. Das macht ihn zum idealen Ansprechpartner, wenn du wissen willst, wie eine Anschaffung sich eventuell steuerlich auswirkt und ob die steuerlichen Aspekte Sinn machen. Das ist gut nachvollziehbar, wenn du dir einmal überlegst, welche Unterlagen du deinem Steuerberater zur Verfügung stellst. Der Großteil sind Belege für deine Ausgaben. Es geht also um Kosten. Auf der Einnahmeseite verfügt dein Steuerberater im Normalfall nur über zwei Positionen. Die Kassenabrechnung und die Einnahmen aus der Privatabrechnung. Somit ist es klar, dass er sich in erster Linie mit dem beschäftigt, was ihm wirklich detailliert zur Verfügung steht. Was bedeutet das im Umkehrschluss? Es bedeutet, dass die Einnahmeseite und vor allem die Optimierung dieser Seite, deine Aufgabe als Praxisinnabe ist. Damit du aber überhaupt weißt, wo du bei der Optimierung ansetzen kannst, musst du die ganzen Schalthebel kennen, die eine Auswirkung auf deine Einnahmen haben. Und du vermutest es vielleicht schon, genau diese Stellhebel, findest du in den Kennzahlen deines Unternehmen Arztpraxis. In der Episode 25 haben wir uns über sechs Kennzahlen unterhalten. Über den Umsatzprobehandler, den privatpatienten Umsatz, den neupatienten Zufluss, die Patienten zu Friedenheit, die Mitarbeiter zu Friedenheit, sowie über die Fallstunden. Wenn du nicht bei allen sechs Zahlen schon ganz genau weißt, wie du sie erhebst und wie du vorgehen musst, um den Umsatz deiner Arztpraxis zu optimieren, dann hör nach dieser Episode auf jeden Fall direkt nochmal die Folge von uns 20 an. Heute möchte ich nämlich drei andere Themengebiete mit dir durchgeben. Erstens den Auslastungsgrad deiner Praxis und die Wirtschaftlichkeit dieser Auslastung. Dann für die Humanmediziner das Thema Selbstzahler Umsätze und Selbstzahler Quoten und drittens für die Zahnmediziner die Erstellung und Realisierung von Heilungkostenplänen. Insgesamt sprechen wir in den drei Bereichen über neun verschiedene Kennzahlen und wir beginnen direkt mit dem ersten Bereich der für alle Mediziner wichtig ist, der Auslastungsgrad, der Praxis und die Wirtschaftlichkeit dieser Auslastung. Ich gehe jetzt mal davon aus, dass deine Praxis nicht neu aufgemacht ist, somit die Auslastung an sich bestimmt kein Thema mehr für dich darstellt. Er stellt sich eher die Frage, wie du die Termine für die neu Patienten, die sich bei dir melden, alle im Kalender unterbringen sollst. Doch wie steht es um die Qualität dieser Termine? Das ist nämlich ein ganz entscheidender Punkt, der in vielen Arztpraxen Probleme birgt. Hierbei gilt es, verschiedene Aspekte zu beachten. Die erste Kennzahl ist die Termine Ausfallquote. In der Zusammenarbeit mit Praxen aller Fachrichtungen stellen wir leider vermehrt fest, dass das an sich wunderschöne und praktische Tool der Online-Terminvereinbarung auch negative Aspekte mit sich bringt. Immer mehr Praxis-Inhaber berichten, dass die Ausfallquote bei Online-Vereinbarten Terminen extrem hoch ist. Das liegt vermutlich daran, dass die Buchungstools alle sehr unverbindlich sind und trotz drei Erinnerungsmails werden die Termine oft einfach nicht wahrgenommen. Leider ist das aber auch nicht nur bei Online-Vereinbarten Terminen und nicht nur bei neu Patienten der Fall. Auch bei den bestehenden Patienten gibt es in einigen Praxen eine nennenswerte Anzahl, die es mit den Vereinbarten Terminen nicht ganz so genauen nimmt. Darum solltest du dir wirklich monat für Monat die Termine Ausfallquote in deiner Praxis anschauen. Als Richtwert kann ich sagen, dass eine Quote über 5 Prozent wirtschaftlich eigentlich schon nicht mehr zu verantworten ist. Eine 5-prozentige Ausfallquote bedeutet bei einem durchschnittlichen Stunden Umsatz, das dir im Jahr rund 5.000 Euro Umsatz fehlen. Tatsächlich liegen die Quote nennemäisten Praxen, aber eher bei 10, 12 oder gar 15 Prozent. Da reden wir dann schon über eine * Musik * ganz nennenswertes Summe, die der jedes Jahr fehlt. Die zweite Kennzahl im Bereich der Auslastung ist die Anzahl der Termine pro gesetzlich versicherten Patienten pro Quartal. Es ist teilweise wirklich erschreckend, was ich in den Bestellbüchern der Arztpraxen sehe. Patienten werden einfach ohne jede medizinische Notwendigkeit alle paar Wochen einbestellt. Das ist in der Regel der Gedankenlosigkeit und der Unkenntnis, der dafür verantwortlichen geschuldet. Und darum muss die Frage, wie oft bestellen wir einen Patienten im Quartal ein? Unbedingt regelmäßiger Bestandteil deiner Teambesprechung sein. Die Anzahl der Termine pro Quartal kriegst du ganz einfach raus, indem du die Gesamtzahl der Termine in Relation zur Anzahl der Scheine stellst. Wenn du dieses Thema regelmäßig in den Teammittingsansprichst, wirst du schnell Veränderungen in deiner Praxis feststellen. Und ich brauche hier wohl nicht extra zu betonen, dass wir wirklich über richtig Geld reden. Der dritte und letzte Punkt zum Thema Auslastung deiner Praxis und wirtschaftlicher Effizienz dieser Auslastung ist der Umsatz pro Patient. Und zwar sowohl der gesetzlichen als auch der privatversicherten Patienten. Für die gesetzlichversicherten Patienten liefert dir die KV jedes Quartal mit der Honorar Abrechnung freundlicherweise ja auch kostenfrei den Fallwert mit. Diesen stelltst du in Relation zum Fachgruppenschnitt deiner KV. Liegt dein Wert deutlich unterhalb dieses Schnitts, besteht dringender Handlungsbedarf. Das gleiche gilt sinngemäß für die Privatabrechnung. Hier kannst du dir von deiner privatärztlichen Abrechnungstelle den Durchschnittswert für deine Fachgruppe geben lassen und diesen mit deimen Umsatz pro Privatpatient vergleichen. Grundsätzlich möchte ich dir für deine Abrechnung eine Sache raten. Lasst alle paar Jahre mal ein Abrechnungsexperten, sowohl über die KV-Abrechnung als auch über die Privatabrechnung gucken. Das kostet zwar erst mal Geld, je nach Größenordnung irgendwo zwischen 3 und 7000 Euro, aber im Normalfall hat sich das schon ein, zwei Quartale später amortisiert. Denn wenn jemand Abrechnungsfehler macht, dann sind das in der Regel Fehler, die sich wiederholen. Und wenn du diese einmal ausmerzt, wirkt sich das direkt auf deinen Umsatz aus. Komm wir zum zweiten Bereich und wenn du diesen Podcast schon etwas länger hörst, weißt du, dass das eines meiner absoluten Lieblingsthemen ist. Der Selbstzahler Umsatz. Hier möchte ich dich heute auf vier wichtige Kennzahlen hinweisen. Die erste ist eine ganz schnelle Rechnung, nämlich der Selbstzahler Umsatz pro Termin. Die Zahl, die hierbei herauskommt, wird im Normalfall erschreckend niedrig sein. Stell deinen Selbstzahler Umsatz pro Termin, bitte einmal in Relation, zu der von mir schon mehr fachzitierten Umfrage des M-Nit Instituts zur Haltung der Bevölkerung zu Selbstzahlerleistungen. Diese Umfrage belegt ganz klar, dass der durchschnittliche Patient über individuelle Gesundheitsleistung informiert werden möchte und wenn er nachvollziehen kann, dass diese für ihn sinnvoll sind. Sind 70 Prozent der befragten bereit, dafür bis zu 100 Euro auszugeben. Das ist die Benchmark, nach der du dich richten solltest. Um diesen Wert zu erreichen, musst du den Iststand der Selbstzahlerleistung in deiner Praxis erst einmal in voller Breite kennenlernen. Hierzu sind drei weitere Kennzahlen wichtig. Erstens, wieviel Patienten pro Monat nehmen überhaupt Selbstzahlerleistungen Anspruch. Sprich, wieviel Prozent der Patienten, die deine Praxis im Monat besuchen, haben eine oder mehrere Selbstzahlerleistungen Anspruch genommen. Dann zweitens, wie hoch ist der Selbstzahler Umsatz pro Patient, der mindestens eine Leistungen Anspruch genommen hat. Und die letzte Kennzahl, wieviel verschiedene Selbstzahlerleistungen, hat der Patient insgesamt den Anspruch genommen. Wie kannst du diese Kennzahlen nutzen, um den Umsatz zu optimieren? Hierfür musst du eine wichtige Sache wissen. Patienten, die grundsätzlich ein Selbstzahlerleistung interessiert sind, sind in der Regel bereit, mehr als eine davon den Anspruch zu nehmen. Das heißt, wenn du dein Selbstzahler Umsatz steigern willst, dann schau dir als allererstes einmal an, welche Patienten schon einmal eine Selbstzahlerleistungen Anspruch genommen haben. Bei ihnen lohnt es sich, mehr Zeit zu investieren und ihnen andere Selbstzahlerleistungen deta ihr zu erklären, so dass sie den Sinn davon erkennen kann. Denn wenn diese Patienten einmal den Sinn einer Leistung erkannt haben, dann kaufen sie diese auch. Das zweite, was du wissen musst ist, dass der Selbstzahler Umsatz pro Patient, der mindestens eine Leistung in Anspruch nimmt, oft erstaunlich hoch ist. In vielen Praxen liegt dieser um die 100 Euro. Das zeigt, es macht absolut Sinn, Zeit zu investieren, um Patienten selbstzahlerleistungen in aller Ruhe zu erklären. Noch mehr Sinn macht es, Konzepte in deiner Praxis zu entwickeln, die dir diese Zeit sparen und automatisiert dafür sorgen, dass jeder Patient, in der für ihn richtigen Geschwindigkeit und Intensität die Informationen bekommt, die erbraucht, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, welche Leistung für ihn sinnvoll erscheint. Wenn du wissen möchtest, welche Konzepte ich meine, dann hör dir einmal die Episode 8 zum Thema Optimierung der Vorsorge durch Egelleistungen an. Wie viel Prozent deiner Patienten selbstzahlerleistungen in Anspruch nehmen, zeigt der Monat für Monat, wie weit du auf dem Weg vorangekommen bist. Diese Kennzahl sollte sich natürlich konstant nach oben bewegen. Wenn du zu diesem Thema Fragen hast, Infos brauchst oder dir Unterstützung wünscht, dann melde dich gern bei mir. Ich habe in den letzten 17 Jahren, in denen ich mit Arztpraxen aller Fachrichtungen zusammen gearbeitet habe, die Erfahrung gemacht, dass 50-100.000 Euro Selbstzahler Umsatz pro Jahr und behandler, fast in jedem Fall zu erreichen sind. Damit sind wir dann auch schon beim letzten der drei Bereiche, der nun Vorrangung für die Dentalmediziner interessant ist. Es geht um das Thema Heil- und Kostenpläne. Meine beiden Lieblingsfragen an Zahnärzte sind, wie viel Prozent ihrer Patienten nehmen eine PCR-Nanspruch? Und wie viel Prozent ihrer Heil- und Kostenpläne realisieren sie wirklich? Die Antworten sind in beiden Fällen normalerweise die ganze Schuhe Prozentzätze, die bei näherer Betrachtung jedoch nichts mehr mit der Realität zu tun haben. Damit ihr das nicht auch passiert, widmen wir uns dem Thema HKPs. Hier sind zwei Kennzahlen relevant. Zuerst einmal? Bei wieviel Prozent der von dir behandeten Patienten, unterschieden nach gesetzlich und privat, wurden im laufenden Monat ein Heil- und Kostenplan erstellt. Wenn du angestellte Ärzte hast, dann stell dir diese Frage bitte für jeden Ärzte. In den meisten Zahnärztpraxen stellen wir zwei Dinge fest, wenn wir uns diese Zahlen näher anschauen. Erstens werden bei den angestellten Zahnärzten deutlich weniger HKPs erstellt als bei den Praxis inhabern. Liegt das etwa daran, dass die gesunden Patienten vorrangig bei den angestellten Ärzten landen und die bei den Handlungsbedarf besteht bei den Praxis inhabern? Wulkauen. Ich denke, das hat eine ganz andere Ursache. Und zweitens stellen wir meistens fest, dass weit mehr HKPs für privatversicherte Patienten erstellt werden als für gesetzlich versicherte. Das finde ich interessant, denn es würde in der Konsequenz ja bedeuten, dass private versicherte Patienten deutlich schlechte Rezene haben als gesetzlich versicherte Patienten. Aber auch das ist sicherlich nicht der Fall. Falls du dir gerade sicher bist, dass sowas bei dir alles gar nicht sein kann, dann check doch bitte mal diese Kennzahlen für die letzten sechs Monate in deinem System. Ich bin mir recht sicher, dass die Zahlen auch bei dir genauso aussehen wie eben beschrieben. Aber wie kommt das zustande? Kurzgefasst kommt es daher, dass die meisten Zahlenärzte keine große Lust haben, mit den Patienten lange über Geld zu diskutieren, wenn es nicht unbedingt sein muss. Sicherlich sind wir uns aber beide einig, dass es sowohl aus medizinischen, als auch das wirtschaftlichen Gründen wichtig ist, jedem Patienten ein Optimum an Zahnmedizinischer Versorgung anzubieten und das führt in vielen Fällen einfach zu einem Heilungkostenplan. Nehmen wir einmal an, dass diese HKPs erstellt werden. Damit kommen wir zum letzten Punkt dieser Folge. Wie viel Prozent der erstellten HKPs werden wirklich realisiert. Hier werden wir auf Nachfrage ebenfalls extrem hohe Zahlen genannt, in der Regel liegen die irgendwo um die 90 Prozent. Aber auch hier muss ich leider sagen, die Realität sieht anders aus. Und wenn du daran zweifel hast, dann schau dir diese Zahlen bitte für die letzten sechs Monate einmal bei dir an. Zähle einfach jeden Monat zusammen, wie viel HKPs erstellt wurden und wie viel umgesetzt wurden. So erhält zu nach sechs Monaten eine halbwegs realistische Zahl. Sollte diese Zahl dann doch unter den 90 Prozent liegen, wo von ich offen gestanden aus gehe, dass bei den meisten Praxen der Fall ist, dann hör auf jeden Fall in zwei Wochen wieder rein. Denn in der nächsten Episode werden wir darüber sprechen, wie du als Zahnarzt ganz einfach nennenswerte Umsatzsteigung mit HKPs sowie mit konsequentem Einsatz von Mehrkostenvereinbarungen erreicht. Lasst uns zum Abschluss nochmal die neuen Kennzahlen zusammenfassen. Wenn du es bis hierher nicht getan hast, dann schnapp dir jetzt mal schnell Papier und Stift und notier sie dir, so dass du genau weißt, welche Zahlen du diese Woche noch in deiner Praxis Software raussuchen solltest. Die Kennzahlen im ersten Bereich der Auslastungsgrad deiner Praxis und die Wirtschaftlichkeit dieser Auslastung waren, die Terminausfallquote, die Termine pro Patient und pro Quartal sowie der Umsatzpro Patient und zwar sowohl der gesetzlichen als auch der privatversicherten Patienten. Der zweite Bereich ist für die human-mediziner relevant. Hier haben wir über den Selbstzahler-Umsatz pro Termin gesprochen und dann drei wichtige Fragen gestellt. Wie viele Patienten pro Nominat nehmen überhaupt Selbstzahlerleistungen anspruch? Wie hoch ist der Selbstzahler-Umsatzpro Patient, der mindestens eine Leistungenanspruch genommen hat? Und wie viele verschiedene Selbstzahlerleistungen hat der Patient insgesamt in Anspruch genommen. Und zuletzt der dritte Bereich, der für die Zahlenmediziner wichtig ist. Hier ging es einmal darum, wie viele HKPs, sowohl bei den gesetzlich versicherten, als auch bei den privatversicherten Patienten insgesamt gestellt wurden. Und im zweiten Schritt stellt sich die Frage, wie viele dieser erstellten HKPs auch wirklich realisiert werden. Wenn du diese Kennzahlen, deines Unternehmens Arztpraxis, wirklicher fast und jeden Monat vergleichst, kennst du die Stellhebel, mit denen du deine Einnahmen im Mens beeinflussen kannst. Du hast alle Informationen in der Hand, um deine Praxis entsprechend zu steuern und zu optimieren. Und dann verspreche ich dir, wird der Effekt einsetzen, den ich zu Beginn der Episode erwähnt habe. Das Kennzahlenmanagement wird für dich kein trockenes Thema mehr sein, sondern es wird ihr Spaß machen, die Zahlen monatlich zu analysieren und herauszufinden, an welchen Stellen du noch mehr aus deinem Unternehmen Arztpraxis herausholen kannst. Wenn du dir bei diesem Prozess Unterstützung wünscht, dann rufe mich gerne an oder schick mir einfach eine E-Mail an [email protected]. Wir können einen Termin für ein unverbindliches und selbstverständlich kostenloses Erstgespräch ausmachen und dabei besprechen, wie wir dich in dieser Situation unterstützen und dir helfen können. Und wie immer gilt, wenn dir dieser Podcast gefallen hat, dann hinterlasse uns doch bitte eine positive Bewertung, abonniere den Kanal und empfieh ihn an deine Kollegen weiter, die auch auf der Suche nach wirkungsvollen Insider-Tips und Praxis-Approppenanregungen sind, die ihnen Praxisalltag einfacher und effizienter machen. Ich wünsche dir noch einen schönen und erfolgreichen Tag und verbleibe bis zur nächsten Folge des Unternehmens Arztpraxis-Podcast mit den besten Grüßen Dein Wolfgang Apel.