194: Møtekultur og møtemagi, med Agnethe Ellingsen og Celina Thoen

Nå skjer det! Tirsdag 10. juni åpner Norges største digitale HR-nettverk opp for nye medlemmer. Bli med i et røst og inkluderende kompetansefellesskap for deg som jobber med læring, lederutvikling eller hele HR-feltet fra A til O. Meld deg nå og få tilgang på alle ressurser i Medlemsportalen før du tar sommerferie. Din medlemsperiode starter opp i august. Du betaler altså ingenting for juni og juli. Siste frist og siste mulighet for å bli med i 2025 er fredag 20. juni. Sjekk ut våre nettverk på leonda.no Velkommen til HR-podden! Mitt navn er Annelise Heide. Jeg jobber som lederutvikler, foredragsholder og coach og jeg har et veldig stort hjerte for HR-faget. Jeg leder digitale og fysiske kompetansenettverk i Leonda og i godt selskap med spennende gjester byr jeg på faglig påfyll og aktuelle HR-tips hver uke. Velkommen til ukens episode av HR-podden. I dag skal vi snakke om et veldig relevant tema som angår de aller fleste lyttere. Vi skal snakke om møter. Hvordan møter ofte blir opplevd som en unødvendig tidsstub. Hvordan mange opplever møtene på jobben som kjedelige, men ikke så kjedelige. Hvordan mange opplever møtene på jobben som kjedelige, liteengasjerende og slett ikke så effektive som de kunne ha vært. Jeg har lenge trodd at nøklen til bedre møter er at det handler om kunnskap. Er det ikke bare å holde et kurs i møteledelse? Spørsmålet er om det faktisk hjelper. Er det egentlig kunnskap som er problemet, eller handler dette om noe mer? I dag skal du få høre fra en organisasjon som har tatt dette problemet på alvor, og har jobbet systematisk og helhetlig for å endre møtekulturen. Og det var på ingen måte noe spesielt med møtene i ruter. De var hverken dårligere eller bedre enn det som du møter i de fleste norske organisasjoner. De var nok omtrent som din organisasjon da de startet dette prosjektet. Det er et kulturprosjekt som virkelig har endret på ting. Og nå skal du få høre hvordan de har fått det til. Så hvis du jobber på en arbeidsplass der din tid noen ganger spises opp av dårlige møter, så kan dette være en av de viktigste podcastene du hører i 2025. Så velkommen til HR-podden, Agnethe Ellingsen og Cecelina Thoen. Dette har jeg gledet meg til. Tusen takk. Stor ære å bli invitert. Kjempegøy. Ja, dette blir kjempegøy altså. Men vi må begynne med å bli kjent med dere. Hvem har lyst til å starte? Det kan begynne jeg. Jeg heter Agnethe Ellingsen og leder da mennesker og organisasjon i ruter. Og jobber da med et større kulturprosjekt der hvor dette med møtekultur er en av de delprosjektene. Og tidligere har jeg jobbet både i linje og vært konsulent i mange år. Ja, og skrevet noen bøker. For det var sånn jeg ble kjent med deg. Fått noen av bøkene dine. Jo, det stemmer. Jeg har laget et par bøker, ja. 100-dagerskoden og karrierdesign. Nydelig. Så bra. Og Cecelina? Ja, jeg heter Cecelina Thoen og jobber i Deloitte. Jeg jobber med det vi på pent norsk kaller People Strategy Operating Model. Og har fått muligheten til å jobbe sammen med Agnethe på disse prosjektene. Men også helt konkret på dette med møtekultur. Som er kjempespennende. Så bra. Og du har også bakgrunn fra HR tidligere, har du ikke det? Riktig, ja. Så jeg har godt beveget meg fra linja til konsulentverden. Og har fått møte mange spennende selskaper, blant annet ruter. Herlig. Og vi skal jo snakke om møtekultur i ruter i dag. Men som jeg sa innledningsvis, det kunne vært hvilken som helst norsk arbeidsplass. Kan ikke dere si litt om hvordan dette startet? Det vi har hatt noen medarbeiderundersøkelser, pulsundersøkelser. Og der kommer det jo tydelig frem at det er mye møter. Og det går utover balanse. Folk jobber mye. Og jeg erfarte også selv når jeg begynte i ruter at det er mye møter. Så det er litt avhengig selvfølgelig av rolle og funksjon. Men det er mye møter. Mye behov for å koordinere på tvers, blant annet. Så da var det jo sånn at vi tenkte at dette må vi se på. Men vi må også se det i en sammenheng i et større kulturprosjekt. Vi har et etablert prosjekt som vi kaller Norges beste arbeidsplass. Og det er jo kjempegøy. Vi har et mål om å bli det i 2028. Og i tråd med det da så har vi satt opp litt ulike initiativer. Hvor dette er en av de. Og jeg er jo litt nervd på det her greiene her. Og tenker jo at det er veldig få områder som det er mulig å hente så mye ressurser fra som å fokusere på møtekultur. Fordi det har blitt på en måte en form for pandemi knyttet til møter. I veldig mange organisasjoner, spesielt etter pandemien, så har det blitt en form for eksplosiv vekst i møter. Og det tar enormt med tid, og det går utover produktiviteten i selskaper. Så vi hadde lyst, vi var litt nysgjerrig på hvordan vi kan se på dette og eventuelt angripe det på en måte som er gøy og gir energi. Og så vet jo vi som har jobbet som konsulenter i noen år at møtekvaliteten er ofte ikke så bra. Hvis vi ser på Henning Banks forskning med at 40 prosent av tiden i ledemøter er bortkastet for eksempel, så er det jo andre analyser som viser også enda høyere tall enn det. Så det er jo noe med å gjøre noe med selve kvaliteten på møter også fordi har du et dårlig møte, så avler det tre nye møter. Et dårlig møte avler tre nye møter. Og det er jo scary i seg selv. Så det er noe med å gjøre møtene gode, sånn at vi slipper alle disse etterfølgende reparasjonsmøtene eller hva var det vi egentlig ble enige om i møtene. Ja, ikke sant. Så egentlig litt sånn både det økonomiske, men også det å det er mange årsaker da, men det at folk blir slitne for eksempel og blir møtetrøtte, det å gi folk en bedre balanse, mer engasjement på jobben, for det koster enormt med penger også hvis du har for mye stress i hverdagen med syk-fravær og tørnover og sånn. Jeg sitter og tenker litt på dette med veksten i antall møter for du snakket litt om etterpandemien. Det kan også handle litt om organisasjonsstrukturer, for jeg synes at flere og flere organisasjoner har litt mer komplekse strukturer, det er mer matriser, det er mer samarbeid mot hvert. Man prøver å jobbe smartere og smidere på andre måter, men det gjør også at du har et mye større samarbeidsflate, du har flere folk å forholde deg til, og antageligvis flere møter, bare på grunn av det. Det er helt riktig det, og det var jo en av de tingene som vi vet også, i tillegg til at du møter, for det handler om hvordan du samhandler med de grensesnitt, for eksempel, som vi også ser, med ulike måter å organisere på, eller utydelige roller, utydelig forståelse av hvem som har ansvar for hva. Det er en del ting som er strukturelt, hvor dette på en måte kommer i tillegg til hvordan man samhandler i møter, men de grunnleggende tingene er jo også ting som vi har sett på i organisasjonskulturprosjektet, for hva som ikke er tydelig for folk, for eksempel, hvem som gjør hva, så er det noe som kommer på siden, på en måte, av det vi gjør på organisasjonskultur, nettopp. Beslutninger, for eksempel. Ikke sant? Ja. I slike stueres. Ok, så dere har et stort organisasjonskulturprosjekt, og så har dere et eget prosjekt om møtekultur som er en del av dette. Hvis vi nå dukker ned i møtekulturprosjektet, hva har det egentlig handlet om? Ja, og det er jo der vi kom litt inn. Fra Deloitte sin side fikk vi hjelpe til med Norges beste arbeidsplass, som jo er en misjonær ambisjon, og veldig kult å få jobbet med. Men i det prosjektet så begynte vi jo med å få innhentig informasjon fra ansatte og ledere knyttet til hva det betyr, hva betyr det i ruter med å være Norges beste arbeidsplass. Og der var dette med møte å komme opp, som en veldig viktig del av det å jobbe, og hvordan å jobbe i ruter, hvor de definerte selv hva det betøy. Og så har vi dykket ned i det, og da kan du nevne litt, du hadde en prat i den forbindelse, når det kom opp med sjefen din. Jeg er jo heldig å ha en fantastisk sjef som heter Berndt Reintan Jensen, og jeg tok opp dette her med han, jeg har lyst til å gjøre noe med selve møtekulturen i ruter, og så sier han litt sånn kunnskapsorientert, at ja, men det er jo mange av oss som på en måte har hatt kursmøtelevelse, men hvorfor får vi, hvorfor klarer vi ikke å skape endring? Ikke sant? Så ja, jeg har kjempelyst til å gjøre dette, men kan vi da gjøre det på en sånn måte at vi klarer å endre de vanene som er innprentet i både strukturen og i folka våre, at vi virkelig klarer å skape en endring, og da fikk jeg jo kjempefot på det, og tenkte, yes, det skal vi gjøre. Så bestillingen var egentlig, ja, du kan godt gjøre det, men da får du gjøre det ordentlig. Ja. Herlig. Og villig til å investere i det. Ja. Hvis vi får til dette, så tror vi på at det er stor gevinst for selskapet, og at ansatte opplever at de bruker tiden sin rett, og får effektivere særlager. Så det vi egentlig startet med da, vi så at dette her er noe vi har lyst til å jobbe med, og at det var mye engasjement for det, og også tid i organisasjonen for å se på det. Medarbeidere og ledere hadde sagt at man ønsker seg en bedre og mer effektiv arbeidshverdag, knyttet til hvordan man samhandler i møter. Så vi hadde godt momentum for å jobbe med dette, og vi hadde Berndt sin blessing i å få satt det i gang og investere i det. Så var det vel egentlig også erfaring til å gjøre dette, knyttet til kursing i møteledelse, som vi benyttet oss av som pilot, for å teste ut hvordan dette kunne funke, og før og etter gevinster av å gå bare på kurset. Da fikk vi samarbeide med UiO, hvor de skrev en oppgave sammen med oss. Ja, vi tenkte at hvis vi skal rulle ut dette med et kurs, så vil vi gjerne vite at det har effekt. Da inviterte vi noen studenter fra Universitetet i Oslo til en slik prosjektoppgave, hvor de målte effekten før og etter det pilotkurset. Da var det framgang på alle faktorene som ble målt, og en sterk anbefaling om at dette må vi bare rulle ut. Så vi testet det først i fjor vår. Dere begynte med et kurs, det var der det startet. Ja, vi testet kurset først, og så lagde vi en plan gjennom sommeren og begynte å rulle det ut i fjor høst. Hva var typiske ting de målte på da, disse masterstudentene? Det var blant annet om det var møteagenda, og hvordan kommunikasjon var, og ikke minst om det var en møtekonklusjon. Det var flere ting, men det var i hovedsak de tingene der. De intervjuet møtedeltagere, møteledere, dere observerte både før og etter, og skrev en veldig kul oppgave som er et møteledelse på skinner. Der fikk vi også noen tips og råd videre. Så har vi fortsatt med universitetet i Oslo, men det kan vi si litt om mer senere. Det er noen som har skrevet en masteroppgave nå. Hva kjennetegner egentlig et godt møte? For det første så må det jo være et møte som har en tydelig hensikt, og som oppleves meningsfylt for folk. At det her, det var vel verdt anvendt tid. Ikke den følelsen av at, oi, nå har jeg mistet en time jeg aldri får tilbake. Men at du faktisk opplever at det ga energi, vi klarte å skape noe, det var tydelig formål, det var tydelige forventninger til deltakerne som var der. Det var en god prosess, og det var en god avslutning og oppsummering av møtet. Tydelig at man vet hva man ble enig om. Det verste er jo hvis man går ut og er frustrert, og skjønte du, Annelise, hva vi ble enige om nå? Besluttet vi noe nå, eller? Nå skjønte jeg ikke. Når man går ut der, det er da du får den her inflasjonen i møtet, for du må bare ha ny møte. Så det er jo viktig, men også det at det oppleves trygt. Så formålet med å kalle den til et møte, det er jo at du skal få del i den kollektive intelligensen i det møtet. Da må du få alle til å delta også. Du må få alle til å bidra, og du må da evne å involvere alle på en god måte. Og da må det også være trygt, sånn at folk ønsker å bidra og tør å bidra. Og så tenker jeg at det er også viktig å kunne ha de nødvendige deltakerne i et møte. Det tror jeg vi har kjent på mange, at man lurer på hvorfor sitter jeg her, eller hvorfor kunne ikke dere to bare hatt et eget møte, som sitter og diskuterer denne ene lille saken der imellom. Ikke sant? Det var en annen artikkel jeg leste, der det stod at 20 prosent av møtedeltagere burde ikke vært der. Og det har noe med at vi garderer oss litt, og kaller inn litt for mange og så videre i møter. Så litt kort så er det kanskje det. Så kurset i møteledelse var et av mange tiltaker i prosjektet. Hvordan legger dere opp disse kursene? Ja, de kursene er litt forskjellige. Vi har et to-dagerskurs som er for ledere. Så jeg tenker noe av det viktigste er at det starter fra toppen. Så hvis du ser på topplederne, så fikk de først en halvdagsinnføring. Men der har flere skjønt at de må ha mer. Så vi skal ha et kurs denne uka her forresten. Da kommer det jo tre direktører med på det to-dagerskurset. Ellers har vi hatt et en-dagerskurs for andre på huset som holder mye møter. Så det er et litt mer komprimert kurs. Og så har vi også en digital kurs. Jeg blir jo litt fascinert et to-dagerskurs i møteledelse. Jeg må inne med at jeg har kjørt en del av disse kursene før selv. En halvdagskurs, da synes jeg jeg fikk dekket mye. Men hva gjør dere i to dager, Agnethe? Å, vi gjør masse. Å, vi gjør så masse. Dette er erfaringsbasert læring. Så det er veldig mye trening og øving på ulike typer møter. Også mye case som de jobber med som er på en måte relevant for jobben. Sånn at de får egentlig dobbeltverdi av å gå der. For de jobber jo også med noe konkret. Men et møte er jo ikke bare et møte. Et møte starter med forberedelser. Det er tre faser. Du har forberedelser, og så har du selve gjennomføringen, og så har du oppfølging av møtet. Det er hele møtet, fra A til Å. Så vi går gjennom de tre fasene, og så går vi gjennom selvfølgelig veldig mye av selve møtet. Hvordan du åpner et møte, hvordan du tilrettelegger og fasiliterer for ulike typer saker og tematikker, prosesser, og så avrunding av møter. Også trener de på dette her, og så har vi jo selvfølgelig gruppedynamikk som en del av dette her, hvordan du håndterer møtene når du for eksempel er på vei ut i Grøfta. Og hva gjør du da? Så de får litt tips and tricks på det også, og trener litt på det. Så det er at du legger inn praktisk trening, du ser møtet som noe helhetlig, det som skjer før, under og etter. Og så hører jeg at det også ligger litt om fasiliteringskompetanse, og hvordan du får fram den kollektive intelligensen, hvordan du får folk til å dele, hvordan du engasjerer. Det er litt sånn interessant for, jeg husker jeg leste en bok med Dina her, Brain Rules, Back in the Days. Og han kommer jo med et utslag der hvor han sier at vi mister oppmerksomheten etter ti minutter. På grunn av at hjernen vår trenger variasjon. Så det betyr at du må gjøre noen grep når du leder et møte, eller leder en sak, for å engasjere. Det trenger ikke være store ting, men her jobber vi jo mye med å være bevisst på hvor du har rommet ditt. For nå har du på en måte mistet rommet, eller gruppa ditt. Hvilke signaler kan du da se på? Jo, du har mistet det når de begynner med mobilen, eller de begynner å titte på smart-klokka si, eller begynner å skrive mail. Det er et signal på at du egentlig har mistet det litt. Så mye bedre å kjøre kortere møter, hvor alle er på, enn å dra ut møter i lang tid, hvor folk begynner å jobbe ved siden, og ikke bidra på den måten du opprinnelig hadde tenkt. Og så kan det høres ut som en kjempeinvestering. Ok, vi skal sitte to dager på kurs i møteledelse. Men jeg tenker, det er ikke mange møtene vi skal spare inn, for den investeringen har betalt seg. Jeg tror mye av det de opplever på det kurset, nå prater vi jo veldig mye om det kurset, men det er nok hvor mye du kan få til på kort tid. Det er det veldig mange sier. Wow, hvis jeg skulle gjort dette, som man jobber med i det daglige, hvis jeg skulle kalt inn til det møtet, så hadde jeg kalt inn til to timers møte på dette. For dette er en såpass stor sak, og så hadde jeg akkurat gjort det på 30 minutter. Og da skjønner de viktigheten av å planlegge godt, forberede godt, være tydelig, både med formål og agenda og roller, og ikke minst hvordan du legger opp møter. Så vi sparer jo på det. Vi sparer mye tid. Ja, så blir det tid til å jobbe faktisk, innen mellom alle møtene. Det er jo det du har introdusert, eller lesende, med Holgerittmøter. Rekke på rekke på rekke, ikke sant? Du har jo ikke tid mellom møtene til forberedet heller, så det har vi jo sett litt på, dette her med strukturer knyttet til lengde på møter, for eksempel. Hvor vi har brukt ulike metoder, og brukt teknologi til å se hvordan ... Jeg tror de fleste har en slags 60 minutter, som en sånn default, både i hodet sitt, men også i outlook. Hvordan kan vi skru av og på en del av de tingene som vi kan få hjelp til, av verktøyene vi bruker i hverdagen, for å bare nudge seg til å gjøre riktig valg for seg selv. Fordi det som var veldig interessant også med dette prosjektet, som ikke bare går utover dette, med møter i seg, og møtevirksomhet, er jo litt det Bernt var inne på, knyttet til adferd. Vi skal endre adferdovaner. Det var det vi fikk lyst til å jobbe med, og der har vi et ganske kult rammeverk i The Lodge, som heter Behavior First, som ligger oppå en del av det, i tillegg til en del av de prinsippene for god endringsredelse, men som handler om adferd. Hvordan skal vi få til adferdsendring over tid? Det er ikke bare kurs. Du må trene på det, du må gjøre det, du må gjennomføre det. Det må bli en del av kulturen for hvordan man jobber sammen. Piloten var kurset, men prosjektet ble satt inn i et rammeverk som vi er kjent med, og som vi bruker. Vi brukte en adferdspsykolog til å hjelpe oss med å definere hvilke adferder vi ønsker å få endret. Så vi definerte målene for prosjektet. Vi ønsket at ruter skulle få en møtekultur som bidrar til en mer effektiv arbeidshverdag. Så satt vi på noen kvantifiserebare mål. Hvordan kan vi måle dette? Det er ikke så lett å finne data på disse tingene, men man har mer data enn det man tror på hvordan man skal få det til. Da snakket vi om at vi ønsket å redusere antall møter, for det var jo det de ansatte hadde sagt, at det er for mange. Det betyr jo ikke at kvaliteten og antall møter er en til en, men vi ville ha økt kvalitet og redusert møter. Det var på en måte det vi ønsket å få til at prosjektet, sånn at vi skulle prøve å klare å måle det. Så fortsatte vi. På det med bedre kvalitet er kurset møteledelse en av de tiltakene. Da kan du sitte og lære deg prosessverktøy for å komme til et resultat, som man lærer på kurset. Men det med antall møter løser ikke nødvendigvis at man blir bedre å holde møte. Så hva kan vi gjøre da? Så utarbeidet vi noen hypoteser. Hvorfor får vi det ikke til i dag? Hva er det som hemmer den ønskede adferden? Når de fleste vet hva et godt møte betyr, hva slags arbeidsbagdrag man ønsker seg. Man vil gjerne ha pustrum mellom møtene, for eksempel. Men det er kollegaer som bukker deg inn, sånn som du har erfart deg. Du hadde 15 minutter i kalenderen din ledig en dag. Det tar noen. Fordi man ser at hvis ikke så fikk jeg snakket med deg på to uker, men kanskje hadde du trengt de 15 minuttene for å kunne forberede seg til neste møte. Så det er en del sånne ting med holdninger også, som vi så litt på og dykket litt inn i. Men hva er det som gjør at vi ikke gjør det? Gruppetenkning, for eksempel. Eller bare det er kulturnyansatte som kommer inn, som blir slukt av kulturen for å møte med en gang de kommer inn. Så der, for eksempel, så satte vi på digitale kurs for alle nyansatte med hvordan vi ønsker å ha møtekulturen i ruter. Og så har vi jobbet mye med kommunikasjon og nudgingkampanjer knyttet til det for å oppmuntre og engasjere til den adferden vi definerte var viktig for oss og prøve å få endret og gjøre det på en morsom måte. Ikke top-down, dette er sånn vi skal gjøre det, men har du tenkt på dette? Vi har noen kule kampanjer på skjermene og på PC-ene, som man blir minnet på hele tiden. Gjør det enkelt å ta gode valg for seg og sine kollegaer. Ja, det var utrolig kule. For du, Agnethe, du har vært i nettverket og fortalt litt om dette prosjektet tidligere. Og da husker jeg noen av disse kampanjene var på kaffemaskinen og på skjermer og sånt. Nei, men jeg husker ikke ordene. Kan du fortelle om noen av de kampanjene? Har du noen eksempler? Å dra på skattejakt. Ja, å ha et møte uten agenda. Det er som å dra på skattejakt uten kart. Ja, ikke sant? Det var et sånt eksempel. Start og stopp møtetider. Vi er tross alt eksperter på rutetider. Så godt. Ja, selskapet. Ja, men det er en nudging i praksis. Som du sier litt sånn, at du ser det overalt. Du blir påminnet etter det. Alle har lært det, men du får de små påminnelsene. Og som du sier også noe med default-verdiene i Outlook. Altså, hvor lenge blir møtene automatisk. Men hva gjør du for å få folk til å slutte å boke de 15 minutterne? For det var jo spennende, akkurat det du sa der. Ja, der har vi vel egentlig fått tilbakemelding på det med bevisstgjøring bare. Fordi man tenker ikke, man går på utplåt, vaner. Fortsetter å gjøre det man alltid har gjort. Så lenge alle ikke aksepterer det, så er det greit å gjøre. Men det er jo noe med å holde andre ansvarlig for det. Å kunne si nei til et møte, eller si akkurat de 15 minutterne trenger jeg for å forberede meg på et annet møte. At man har åpenhet for å kunne hjelpe hverandre. I å gjøre de riktige tingene. Så bevisstgjøring på disse tingene, og gjøre litt sånn humor på det. Det er mye sånn skråblikk på disse tingene, som man ser rundt omkring på LinkedIn og andre steder. Lage litt morsomme historier som er sånn, Oi, shit, det er meg. Jeg føler meg truffet. Det var jeg som boket de 15 minutterne, så kanskje man blir litt bevisst, rett og slett. Men vi har jo også prøvd å gjøre, ikke bare lede gode møter, men også være en god møtedeltager. At det er en del av det hele. Og også oppmuntre til at det er lov å etterspørre agenda. Det er lov å etterspørre hensikten til møter. Det er lov å etterspørre, hva er min rolle i det møtet? Og at det er lov å da si, jeg velger å prioritere noe annet, så lenge jeg ikke vet helt hva jeg kan bidra med her. Det tror jeg folk har blitt litt flinkere til. Fortsatt en stykke vei å gå på det. Men vi har i hvert fall prøvd å oppmuntre til det. Og gjøre det på en vennlig og hyggelig måte. Og det er jo et veldig kulturbegrep, at her kan jeg faktisk spørre. Det er ikke noe agenda. At man gir tilatelse til det. Skaper rom for det. Så bra. Nå har vi jo vært inne på veldig mange tiltak, utover dette med kurs i møteledelse. Dere har også laget en verktøykasse for møteledere. Hva ligger i den? Ja, den er forbeholdt til de som har vært på kurs. Vi må ha den nå. Men det er en verktøykasse vi har laget med alt fra A til Å i møter. Hva trenger du for å lede et godt møte? Og da er det proppfylt med verktøy som de kan bruke, både for å planlegge et godt møte, i forhold til å bruke ulike typer øvelser. Innsjekk og utsjekk er det enkleste, selvfølgelig. Det er masse eksempler på det, på icebreakers og sånne ting. Men også andre typer prosessverktøy, som man kan bruke underveis. For eksempel hvis man skal idemyldre, eller hvis man skal ta en problemløsning, eller hvis man skal ta en beslutning. Man får noen hjelpeverktøy. Facilitering betyr jo å gjøre lett. Hvordan kan du gjøre det lett for folk du inviterer til møte, og faktisk jobbe med den saken du ønsker å få jobbe med? I stedet for å bare åpne rommet, skal vi ta en prat om dette da, dere? Og da kan det jo gå alle veier. At du faktisk har en plan for det, og gir gruppene noen verktøy som de kan jobbe med. Så den verktøykassa er egentlig proppfyll av det, og masse tips og triks. Jeg tror det som blir tatt veldig godt imot, både på kurset, men også som jeg vet blir brukt fortsatt, er at vi lagde et møtekanvas, som var en one-pager, med alle de tingene og stegene i et møte, som man skal gjennomføre som en møteleder. Oppfordring til å bruke 15 minutter i forkant av møtet på hvem skal med, når skal det skje, trenger du noen virkemidler, trenger du noen verktøy? Så du bare reflekterer over alle de tingene som er viktig. Ja, som er viktig i det å gjennomføre møter. Og det var bare gullet fra kurset, hvor det var 15 minutter, og vi fikk gjennomføre møtet. Det krever ikke så mye, men du må bare være bevisst på de punktene du bør ha tenkt igjennom i forkant, så får du virkelig verdi av det møtet du har kalt inn til. Ja, så det er strukturer rett og slett som hjelper deg å tenke på det du bør gjennomføre. En sjekkliste, egentlig. Visuellt god sjekkliste. Også med et verktøy som de opplevde var utrolig nyttig da. Og på så kort tid. Ikke sant? Og om jeg setter en tid. Jeg har ikke tid til å planlegge møter. De har bare Colgate-møter. Det er null hul i kalenderen. Men jeg synes de har vært nyttige, og det har de tid til. Så vi har vært innom litt verktøykasse, kurs i møteledelse, forskjellige typer av kurs, både digitale, dagskurs og to-dagerskurs med ferdighetstrening. Dere har hatt i stedet nudging-kampanjen, kommunikasjon, dere gjør noe med default-verdiene, dere jobber med kulturen, at det er lov å stille spørsmål, møtedeltakerne har også et ansvar. Er det noe mer? Åja. Åja! Hør på, hør på. Vi har jo laget humorfilmer. Oh! Og det er ikke noe fancy, ikke sant? Vi gjør det selv. Men vi lager noen sånne stories og morsomme humorfilmer som vi viser både på allmøte, men som vi også legger ut på workplace, så vi har tatt veldig godt imot. Og så har vi jo ambassadører som virkelig brenner for dette, og som snakker mye om det, og som vi også bruker i kommunikasjon som rollemodeller, og som kommer med tips and tricks på hvordan de ledegode møter og sånt. Så det er jo ikke bare oss, men vi har fått med ganske mange ledere som også går ut og kommuniserer om det. Det tror jeg er litt suksesskriteriet her også. Veldig bra. Og så har vi også delt det vi har fått til underveis med hjelp av data og målinger, ikke sant? Nå har vi spart så mye tid i fellesskap for at det har redusert antall møter med to minutter, for eksempel. At vi hele tiden har bevisstgjort og holdt litt oppdatert på hvordan hva slags effekter det kan ha, at vi tar de valgene vi ønsker at vi skal gjøre da. Og så har vi undersøkt andre teknologier, ikke sant? Bruk av decisions som et verktøy. Det har vi testet ut, som også omhandler en del, eller tar tak i alle de tingene som er det å være god møteleder. Så gjør det lett å være god møteleder. Det er ikke sikkert alle vet hva decisions er. Kanskje ikke. Nei, fortell. Ja, det er en tilleggsapplikasjon i Microsoft-universet som egentlig gir deg, som er en digital, hvor du kan dele agenda, for eksempel, med alle i forkant av møte. Så alle kan være med og bidra til agenda-punkter. Men det er da forberedelsene. For eksempel i ledemøter er det en superkul verktøy. For da kan man samarbeide om agendaen, og vite litt hva som skjer. Og så ligger alt av, for eksempel, forberedelsesdokumentasjon, tilgjengelig på ett sted. I tillegg til det, så er den koblet til planer, så alt av oppgaver som kommer ut av møte, speiles i planer. Og du kan enkelt skrive referat, hvis det er behov for det. Fordi den er konfigurert på tvers. Så det er et kult verktøy som forenkler arbeidsmengden til de som har mye møte, for eksempel. Og spesielt i ledergrupper har vi sett det vært nyttig. Ja, det er en drøm. Sparer mye tid på det. Og så er det også en AI integrert i decisions, som også kan få hjelp til å lage agendaer og oppsummeringer og sånne ting. Kult. Teknologien også hjelper oss her. Veldig, og så har vi i Viva Insights en del, hvis man er i markedsforferden, som gir god informasjon til den enkelte på sine egne arbeidsplaner og sine egne ledelseskompetenser. Med tanke på at den minner deg på, du har disse møtene denne uken her, har du husket agenda? Eller, du har satt og jobbet litt for mye i møtene samtidig den forrige uke. Den nørser deg. Du har litt barnevakt også. Litt, ja. Du kan få hjelp til å bli bevisst i dine egne vaner, som jo også er litt det der med å ta valg for seg selv og for andre, som gjør at arbeidshverdagen blir litt bedre. Så både fra toppen har vi brukt en del virkemidler, men også underfra og opp, sånn at alle kan være med å bidra til den kultur man ønsker seg, basert på sine egne individuelle vaner. Veldig. Dere rullet ut dette her høsten 2024. Hva vet dere om resultatene så langt? Vi vet at det ikke er superenkelt å måle dette. Men vi brukte jo litt tid på å finne datakilder og hvordan vi skulle måle det. Det er mye tilgjengelig, fordi hvis man bruker Teams, så får man en del rapporter derfra på enterprise-nivå. Vi har også sendt noen undersøkelser ut for å få innspill fra organisasjonen på kvalitet. For det er ikke så lett å måle så objektivt. Men vi vet at kurset har blitt veldig godt tatt imot, at man har kjent på at det har vært en endring på kvaliteten. Nå har vi mye mer data og innsikt i organisasjonen kvistet til møtevirksomhet, så vi vet at det at man bare reduserer møtene med fem minutter, det sparer totalt organisasjonen over tid mange, mange hundre timer. Så vi har fått den innsikten. Så vi vet at det har blitt bevisstgjort, fordi vi ser at snitttiden på møtene har gått ned. Men det er ikke en en-til-en. For det er bevegelser i organisasjonen, så du kan ikke gjøre en før- og ettermåling helt naturlig og direkte, fordi det kommer nye ansatte inn. Det er perioder i året hvor man jobber mer i møter, så man kan ikke sammenligne på kort tid. Vi kan begynne å se trender. Så nå når vi har holdt på et halvt år, så kan vi få ut rapporter på et halvt år og se om det er noen ting vi kan se er direkte årsarkvirkning til prosjektet. Men vi holder på med målinger, og vi ser at det blir veldig godt tatt imot. Jeg hadde jo en som kom bort til meg for noen måneder siden, og sa at du, min leder, har vært på kurs. Og det er en fryd i våre avdelingsmøter nå. Det er helt fantastisk. Men jeg ser at det er noen andre møter som ikke er helt der ennå. Hvordan kan vi få til det? Så det er litt etterspørsel også i det. Så er det jo kapasitet. Vi er jo ikke så mange som jobber med dette her. Det er primært oss i front, og så er det selvfølgelig alle ledere og andre som prøver å være gode rollmodeller, og ledelsen støtter jo dette. Men nå har vi kurset 110-120 nå. Men vi skulle gjerne hatt flere. Så dette er jo bare noe vi må holde gående og kontinuerlig fokus på. Spennende. Hvis noen på HR hører på nå, og kjenner at det her får jeg lyst til å ta tak i, vi må gjøre noe med møtene i vår organisasjon. Hvor vil dere anbefale dem å starte? Som Selina sa i sted, så tror jeg det er noe med hva det er du ønsker å endre. Du må kanskje starte der og finne ut av hva slags type adferd er det vi ønsker. Og så kan du utvikle tiltak i forhold til det. Og sette kanskje noen mål med det. Og så tror jeg det er veldig viktig å få med til opplevelsen. De må være ambassadører for dette og heie på det. Og ikke minst bli gode på det selv. Og så bruk ulike virkemidler derfra. Kursing er jo viktig. Vi har hatt en inngang på det, hvor vi tror på erfaringsbasert læring. Hvor du faktisk kan trene og teste og eksperimentere i trygge omgivelser. For å bli trygg i den rollen. Det å lese seg til det, det blir du ikke trygge av. Det er noe om å kjenne deg litt på kroppen. Og kanskje bli litt utfordret i den treningen også. Så det er i hvert fall vi valgt. Men hvis ikke det går, så lag noe digitalt. Og prøv å begynne i det små og se om det gir noe effekt. Og så er det jo hvertighetkasset vi tror på. At det er viktig at folk har tilgang på. Og så er det noe om å få med hele organisasjonen. Nå er vi veldig glad i nudging-kampanjer og alt vi har gjort på den siden. For å ta dette fra flere vinkler. For da får du en litt annen type oppmerksomhet. Og du treffer folk litt forskjellig. Noen er jo ikke på workplace. La oss være ærlig om det. Der skjer det så mye at folk ikke får med seg alt. Så hva kan du da gjøre? Men det er noe med å gå ut brett også som gjør at du skaper forventninger. Til at det faktisk skal bli bedre møter. Så det er ikke sånn at du bare trener lederne. Og så er det de som velger om de gjør det eller ikke. For det at nå alle vet at nå holder vi på med dette her. Nå skal vi skape bedre møter. Så får du jo forventninger fra møtedeltaker nå. Det gjør vi. Og det har jo vært veldig gøy. Vi har jo delt underveis hele tiden. Hvordan står det til med prosjektet nå? Hva viser siste målinger? Vi kommuniserer jo underveis også. Og det er også en del av nudgingen. Det er mange som gjør dette her. Da blir du litt utenfor hvis du ikke gjør det. Og så tror jeg vi har jo gått ut. Det er ikke et HR-prosjekt. Det er et felles løft på knyttet til den kultur man ønsker seg. Alle har et delt ansvar, men vi driver det litt. Og jeg tror mye av det vi har sett på og prøvd å få til er hvordan vi kan gjøre det enkelt og endre den adferd man ønsker seg ved hjelp av de verktøyene og de andre delene av det vi kan. Fordi det å endre adferd og vaner er jo supervanskelig. Men hvis vi klarer å gjøre det enkelt og ta riktig valg, så har vi også lagt på det som jeg tror har vært viktig for prosjektet også. Knyttet til bruk av verktøy blant annet, og teknologi. Veldig godt poenget. Gjør det enkelt å endre vaner. Hjelp folk litt. Og så er det det toppledereierskapet som du er inne på. Det er ikke noe som HR kommer drastende med. Dette har ledelsen sagt at det er viktig for oss. Jeg synes vi har fått mange gode tips. Utrolig spennende å høre om prosjektet deres. Er det noe dere har lyst til å legge til på tampen? Jeg tror vi var inne på noe viktig å begynne med også. Dette med organisasjonsstrukturer som kommer i bunnen av dette. Det kan hende at dette ikke gir mening for organisasjonene de jobber med, men man må se på helheten. Man snakker bare om møter som møter på en måte, men det er jo der all samhandling skjer i organisasjonen, og hvor viktig alle de strukturelle delene er av å få det til likevel. Vi kunne jobbet med kvaliteten på møter, men hvis vi ikke klarer å jobbe med de andre tingene i parallell, så kan det hende at vi ikke får den effekten vi ønsker oss. Så jeg tror på en måte at dette er ikke noe quick fix. Det er ikke et stømt som man får mest effekt av. Det er å se på helheten, og at møter er en del av det med å samhandle og finne guld i organisasjonen. Og at det er kontinuerlig arbeid over tid. Så det, tenker jeg, er et viktig poeng å ha med inn når man skal begynne å se på disse tingene. Hvis vi går tilbake til starten i forhold til hvor mye dette koster. Hvis du inviterer til et møte med ti deltaker i to timer, så koster det en timpris på 500 kroner per person. Og mye penger blir det. Det blir veldig mye penger. Er man bevisst på hva et møte koster? Virkelig. Jeg hørte om et sykehus som hadde laget en sånn applikasjon som lå i Outlook, som kalkulerte hva dette møtet kom til å koste med de deltakerne som var der, og med møterom, og med teknisk utstyr, og eventuelt mat og sånn. Så kom det, dette møtet vil koste 23.470, vil du fortsette? Det er bevissturen. Det koster veldig mye penger, og så hører jeg ofte at vi har ikke tid til å gjøre dette, det er det ene. Og det andre, det koster for mye å sette av ressurser til dette. Man må tenke motsatt. Hvordan kan vi hente inn ressurser ved å minimere dette, og begrense dette, sånn at det blir mer effektivt? Jeg tror ikke det er noe sted vi kan hente så mye som på akkurat dette. Så jeg tenker dette er noe av det viktigste man kan gjøre fremover. Og tall taler jo til ledelse i hvert fall. Så når vi klarer å sette pris på, eller kostader, knyttet til dette, på det vi måler, så er det også gøyvektende for de fleste når vi viser frem de tallene. Hvor mye du kan faktisk spare på bunnlinja, vil jeg gjøre det gode valg på det. Og gjør det morsomt. Absolutt. Få folk til å gjøre det gøy. Humor, masse humor. Herlig. Og så er det som dere er inne på, det er de direkte kostnadene, det er besparelsene du kan gjøre i det korte løpet. Men det er jo noe med å skape en mer engasjerende arbeidsplass, og hvordan det føles å ha en sånn null-hull-møtekalender hver dag, dag ut og dag inn. Så det handler litt om det langsiktige, kultur, employee branding, folk skal ha lyst til å jobbe her, skape Norges beste arbeidsplass, som dere er inne på. Nydelig. Tusen takk for at dere kom til HR-podden. Tusen takk for at vi ble invitert. Se på nye faktips hver onsdag. Vi høres!